文件共享作為企業(yè)局域網(wǎng)中最常見的功能之一，使信息發(fā)布、資源交換變得極為方便，大大提高了企業(yè)辦公效率。關(guān)于共享文件的管理問(wèn)題也一直頗受關(guān)注。例如，如何記錄員工對(duì)共享文件的訪問(wèn)、操作情況（讀取、修改、刪除等）就是一個(gè)比較常見的問(wèn)題，以下就來(lái)介紹兩種最簡(jiǎn)單的方法。

依次點(diǎn)擊“開始”—>“控制面板”—>“計(jì)算機(jī)管理”—>“系統(tǒng)工具”—>“共享文件夾”。

雙擊“會(huì)話”，在右面的窗口中，就會(huì)顯示出哪些電腦在訪問(wèn)你的計(jì)算機(jī)。

雙擊“共享”，在窗口中就會(huì)顯示本機(jī)上的一些共享資源，被哪些電腦在訪問(wèn)。同時(shí)，在這個(gè)窗口中還會(huì)顯示一些有用的信息，如其打開了哪一個(gè)共享文件；是什么時(shí)候開始訪問(wèn)的；已經(jīng)閑置了多少時(shí)間。

如果需要禁止某些用戶訪問(wèn)這個(gè)文件。此時(shí)，我們就可以直接右鍵點(diǎn)擊這個(gè)“會(huì)話”，然后從快捷菜單中選擇“關(guān)閉會(huì)話”，我們就可以阻止這個(gè)用戶訪問(wèn)這個(gè)共享文件，而不會(huì)影響其他用戶的正常訪問(wèn)。

百度“大勢(shì)至文件審計(jì)系統(tǒng)”，可以去官網(wǎng)下載，也可以隨便進(jìn)入一個(gè)網(wǎng)站進(jìn)行下載。

下載完成，解壓，運(yùn)行“大勢(shì)至共享文件審計(jì)系統(tǒng).msi”，不停點(diǎn)擊“下一步”，直至完成。

依次點(diǎn)擊“開始”—>“所有程序”—>“大勢(shì)至共享文件審計(jì)系統(tǒng)”文件夾內(nèi)點(diǎn)擊“登錄大勢(shì)至共享文件審計(jì)系統(tǒng)”。

使用默認(rèn)的帳號(hào)密碼（admin）登錄，然后點(diǎn)擊“開始監(jiān)控”，軟件會(huì)自動(dòng)掃描本機(jī)共享文件，并開始統(tǒng)計(jì)連接該共享的計(jì)算機(jī)。

在“監(jiān)控記錄”里會(huì)顯示用戶對(duì)共享文件的操作。

信息化不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算都已"聯(lián)姻"，日益膨脹的電子文檔該如何管理已成為企業(yè)需要解決的首要問(wèn)題。下面，我們就一起來(lái)看看企業(yè)文檔管理中存在的一些問(wèn)題。

一、真實(shí)性難保障

電子文件從起草、定稿、修改都是在計(jì)算機(jī)上完成的，因而具有便于修改和復(fù)制的特性，且不像紙質(zhì)文件白紙黑字，修改后一目了然。對(duì)原稿內(nèi)容進(jìn)行隨意的增寫、刪除和修改等操作，使文檔底稿的內(nèi)容發(fā)生不斷的改變，這樣就失去了電子文檔保存的意義。

二、安全性存在隱患

電子文檔對(duì)運(yùn)行系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面有著很強(qiáng)的依賴性，稍不留意就會(huì)出現(xiàn)電子文檔被篡改、丟失和損毀等現(xiàn)象。安全性是企業(yè)電子文檔管理面臨的一大難題。

三、開放性不好把控

涉及到企業(yè)內(nèi)部信息的文件不宜對(duì)外公開、但合同文件又需要共享給客戶，可見文檔的參與者需視文檔而異，這對(duì)文件的開放范圍和共享權(quán)限設(shè)置有著很高的要求。

四、統(tǒng)一管理比較混亂

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)都會(huì)配置一臺(tái)服務(wù)器用于存放企業(yè)的規(guī)章制度，而辦公中產(chǎn)生的文檔都存在于每個(gè)員工的電腦中或者是通過(guò)郵件往來(lái)進(jìn)行共享。這樣，員工離職、郵件刪除就意味著文件的永久消失，無(wú)法達(dá)到統(tǒng)一管理的效果。

使用文檔管理軟件進(jìn)行規(guī)范管理

杭州信息電子文檔管理系統(tǒng)HGVDM，提供基于存儲(chǔ)基礎(chǔ)上的文檔管理服務(wù)，有效實(shí)現(xiàn)文檔的強(qiáng)制集中、自動(dòng)備份、版本管理、資源共享、多終端同步等諸多功能，具有存儲(chǔ)容量大、高速、穩(wěn)定、易用、易管、安全、便捷等特點(diǎn)。

擁有者：對(duì)文件或文件夾擁有各種權(quán)限，包括權(quán)限控制、版本管理、日志審計(jì)等。編輯者：如瀏覽、只讀、重命名、查看、修改、刪除、復(fù)制、下載等操作。查看者：在線預(yù)覽、下載、分享、訂閱、通知、評(píng)論以及文檔信息查看。

云圖管家（VDM）以解決辦公過(guò)程中遇到的問(wèn)題為產(chǎn)品發(fā)展的基準(zhǔn)，將提供安全可靠、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、最簡(jiǎn)單好用的文檔管理服務(wù)為自身發(fā)展的宗旨，通過(guò)文件協(xié)作共享連接每一個(gè)員工，構(gòu)建統(tǒng)一有序的文件管理體系，顯著提高企業(yè)員工的辦公效率。

1.打開我的電腦

2.選擇要共享的盤符或者文件，這里我以D盤為例。

3.選擇高級(jí)共享。

4.勾選共享此文件夾，點(diǎn)擊確定即可。

5.接下來(lái)在去設(shè)置網(wǎng)絡(luò)和共享中心，選擇高級(jí)共享設(shè)置。

6.選擇，啟用網(wǎng)絡(luò)發(fā)現(xiàn)。

7.接下來(lái)在其他電腦打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心即可看到我們剛剛設(shè)置的共享文件。

1.打開我的電腦

2.選擇要共享的盤符或者文件，這里我以D盤為例。

3.選擇高級(jí)共享。

4.勾選共享此文件夾，點(diǎn)擊確定即可。

5.接下來(lái)在去設(shè)置網(wǎng)絡(luò)和共享中心，選擇高級(jí)共享設(shè)置。

6.選擇，啟用網(wǎng)絡(luò)發(fā)現(xiàn)。

7.接下來(lái)在其他電腦打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心即可看到我們剛剛設(shè)置的共享文件。