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企業(yè)管理體系
企業(yè)管理之建立高效的稽核管理體系 企業(yè)視頻課程
說起稽核,人們想到最多的就是財(cái)務(wù)的稽核了,實(shí)際上,稽核管理范圍很廣,包括業(yè)務(wù)經(jīng)營的管理,財(cái)務(wù)收支的管理,內(nèi)部控制制度的管理和從屬經(jīng)營管理的其他方面。
稽核工作檢查內(nèi)容:
①被稽核單位職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理性和職能作用的發(fā)揮情況。
②被稽核單位各項(xiàng)管理制度建立情況和各種管理制度的針對性、有效性。
③檢查明確以制度方式管理的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、內(nèi)部控制等制度的嚴(yán)肅性和不能明確以制度方式管理的從屬于經(jīng)營管理的其他方面工作的可行性。
④各項(xiàng)管理制度自身的效力和管理制度之間的制約能力。
為基本了解和掌握被稽核單位的管理狀況管理中存在的問題及產(chǎn)生原因,稽核人員還應(yīng)根據(jù)全面系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)狀況資料數(shù)據(jù)作些定量定性分析,對今后完善和提高管理質(zhì)量提出建設(shè)性意見,以達(dá)到提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。
由此可見稽核是一個(gè)很重要的職能部門,但就目前民營企業(yè)而言,很多公司的組織架構(gòu)里實(shí)際上是對稽核管理體系有所缺失的,所形成的普遍現(xiàn)象就是稽核的職責(zé)分散在財(cái)務(wù)/人資/運(yùn)營等部門,但是對這些部門的稽核卻讓人無從著手,時(shí)間長了,問題自然就會發(fā)生,作者曾經(jīng)遇到一個(gè)案例,就是一家大型的集團(tuán)公司,人力資源部負(fù)責(zé)薪酬的副部長伙同手下主管,利用手中職權(quán)及公司管理上的漏洞,在3年的任職期間,通過虛構(gòu)工資表人員的方式貪污公款200余萬元。雖然最終被發(fā)現(xiàn),但是時(shí)間已經(jīng)過去了3年,給公司造成惡劣影響和嚴(yán)重?fù)p失。
那么如何才能建立和完善有效的稽核管理體系呢?我們可以從以下幾個(gè)方面入手:
步驟1、調(diào)整公司組織架構(gòu),成立稽核部。通過狠抓流程制度的執(zhí)行,充分發(fā)揮流程規(guī)范、銜接、監(jiān)控、考核、核算功能,使公司決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)分離,各部門既是一個(gè)統(tǒng)一的整體,又相互制約,實(shí)現(xiàn)公司從傳統(tǒng)的依賴領(lǐng)導(dǎo)做管理的模式向流程化管理模式過渡;
步驟2、建立問責(zé)機(jī)制,堅(jiān)持“誰主管,誰負(fù)責(zé)”,出了問題,首先由相應(yīng)的管理部門或個(gè)人承擔(dān)責(zé)任。使部門與部門之間、上下工序之間、崗位與崗位之間相互監(jiān)督,從而形成環(huán)環(huán)相扣、人人擔(dān)責(zé)的責(zé)任鏈,讓責(zé)任無處可逃,讓責(zé)任認(rèn)為“責(zé)任”買單。
步驟3、成立員工福利基金,公司拿出一部分作為啟動(dòng)資金,再講各部門違反流程制度的罰款納入員工福利基金,用于對公司優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)和對困難員工的支持,鼓勵(lì)員工提出合理化建議,通過激勵(lì)提高員工工作積極性和工作能力。
步驟4、制定稽核戰(zhàn)報(bào),每周定期將各部門執(zhí)行流程制度情況、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰情況進(jìn)行公布,形成輿論壓力和企業(yè)執(zhí)行流程制度的氛圍。
步驟5、撰寫公司案例,形成公司案例庫,為公司管理和員工培訓(xùn)提供實(shí)用教材。
建立有效的稽核管理體系不是一蹴而就,而是需要一個(gè)比較長的時(shí)間過程以及專業(yè)的人員配置,需要對多個(gè)職權(quán)部門的權(quán)責(zé)進(jìn)行劃分。但是一旦建成,無疑是會對公司的內(nèi)部管理體系有了一個(gè)更高的提升。
一個(gè)過程,四個(gè)階段,八個(gè)步驟即ISO9001質(zhì)量管理體系 互聯(lián)網(wǎng)視頻課程
一、一個(gè)過程,即企業(yè)管理是一個(gè)過程。企業(yè)在不同時(shí)間內(nèi),應(yīng)對著不同的工作目標(biāo)。企業(yè)的每項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng),都有一個(gè)產(chǎn)生、形成、實(shí)施和驗(yàn)證的過程。
企業(yè)管理,主要指運(yùn)用各類策略與方法,對企業(yè)中的各個(gè)“角落”進(jìn)行科學(xué)管理,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的活動(dòng)。
按照管理對象劃分包括:人力資源、項(xiàng)目、資金、技術(shù)、市場、信息、設(shè)備與工藝、作業(yè)與流程、文化制度與機(jī)制、經(jīng)營環(huán)境等。
按照成長過程和流程劃分包括:項(xiàng)目調(diào)研--項(xiàng)目設(shè)計(jì)--項(xiàng)目建設(shè)--項(xiàng)目投產(chǎn)--項(xiàng)目運(yùn)營--項(xiàng)目更新--項(xiàng)目二次運(yùn)營--三次更新等周而復(fù)始的多個(gè)循環(huán)。
按照職能或者業(yè)務(wù)功能劃分包括:計(jì)劃管理、生產(chǎn)管理、采購管理、銷售管理、質(zhì)量管理、倉庫管理、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、人力資源管理、統(tǒng)計(jì)管理、信息管理等。
按照層次上下劃分為:經(jīng)營層面、業(yè)務(wù)層面、決策層面、執(zhí)行層面、職工層面等。
按照資源要素劃分為:人力資源、物料資源、技術(shù)資源、資金、市場與客戶、政策與政府資源等。
二、 四個(gè)階段,PDCA是管理學(xué)中的一個(gè)通用模型,最早由休哈特(Water A. Shewhart)于1930年構(gòu)想,后來被美國質(zhì)量管理專家戴明(EdwardsDeming)博士在1950年再度挖掘出來,并且用到質(zhì)量領(lǐng)域,故稱為質(zhì)量環(huán)和戴明環(huán)。
PDCA管理學(xué)理論總結(jié)出“計(jì)劃(plan)—執(zhí)行(do)—檢查(check)—處理(act)”四階段的循環(huán)方式:
P (計(jì)劃 PLAN) :明確問題并對可能的原因及解決方案進(jìn)行假設(shè),即根據(jù)顧客的要求和組織的方針,為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和過程。
D (實(shí)施 DO) :實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃,即按照預(yù)定的計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)已知的內(nèi)外部信息,設(shè)計(jì)出具體的行動(dòng)方法、方案,進(jìn)行布局。再根據(jù)設(shè)計(jì)方案和布局,進(jìn)行具體操作,努力實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的過程。
C (檢查 CHECK) :評估結(jié)果,即確認(rèn)實(shí)施方案是否達(dá)到了目標(biāo)。
A (處理 ACT) :如果對結(jié)果不滿意就返回到計(jì)劃階段,或者如果結(jié)果滿意就對解決方案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。
三、八個(gè)步驟,為了解決和改進(jìn)質(zhì)量問題,PDCA循環(huán)中的四個(gè)階段還可以具體劃分為八個(gè)步驟。
步驟一:分析現(xiàn)狀,找出題目︰強(qiáng)調(diào)的是對現(xiàn)狀的把握和發(fā)現(xiàn)題目的意識、能力,發(fā)掘題目是解決題目的第一步,是分析題目的條件。
步驟二:分析產(chǎn)生題目的原因︰找準(zhǔn)題目后分析產(chǎn)生題目的原因至關(guān)重要,運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法等多種集思廣益的科學(xué)方法。
步驟三:要因確認(rèn)︰區(qū)分主因和次因是最有效解決題目的關(guān)鍵。
步驟四:擬定措施、制定計(jì)劃(5W1H)即:為什么制定該措施(Why)?達(dá)到什么目標(biāo)(What)?在何處執(zhí)行(Where)?由誰負(fù)責(zé)完成(Who)?什么時(shí)間完成(when)?如何完成(How)?措施和計(jì)劃是執(zhí)行力的基礎(chǔ),盡可能使其具有可操性。
步驟五:執(zhí)行措施、執(zhí)行計(jì)劃︰高效的執(zhí)行力是組織完成目標(biāo)的重要一環(huán)。
步驟六:檢查驗(yàn)證、評估效果︰"下屬只做你檢查的工作,不做你希望的工作"IBM的前CEO郭士納的這句話將檢查驗(yàn)證、評估效果的重要性一語道破。
步驟七:標(biāo)準(zhǔn)化,固定成績︰標(biāo)準(zhǔn)化是維持企業(yè)治理現(xiàn)狀不下滑,積累、沉淀經(jīng)驗(yàn)的最好方法,也是企業(yè)治理水平不斷提升的基礎(chǔ)??梢赃@樣說,標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)治理系統(tǒng)的動(dòng)力,沒有標(biāo)準(zhǔn)化,企業(yè)就不會進(jìn)步,甚至下滑。
步驟八:處理遺留題目。所有題目不可能在一個(gè)PDCA循環(huán)中全部解決,遺留的題目會自動(dòng)轉(zhuǎn)進(jìn)下一個(gè)PDCA循環(huán),如此,周而復(fù)始,螺旋上升。
PDCA循環(huán),可以使我們的思想方法和工作步驟更加條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學(xué)化。
總而言之,ISO9001質(zhì)量管理體系是適用于大部分企業(yè)內(nèi)部的管理體系,它幫助各類組織通過客戶滿意度的改進(jìn)、員工積極性的提升以及持續(xù)改進(jìn)來獲得成功。
·“人們服務(wù)于系統(tǒng),管理產(chǎn)生系統(tǒng) ” 質(zhì)量管理大師戴明是這么說的。你,感受到了嗎。
一個(gè)好的企業(yè)項(xiàng)目管理體系是怎么煉成的? 企業(yè)視頻課程
“方法體系是指用于完成某個(gè)特定目標(biāo)的一系列過程、方法和工具。當(dāng)產(chǎn)品、服務(wù)和客戶的要求類似或者不需要重新定制時(shí),公司或者企業(yè)可以專門制定一套特定的方法體系,已節(jié)省資源和提高效率,做到標(biāo)準(zhǔn)化有效管理。”
企業(yè)項(xiàng)目管理方法體系的建立,雖然是基于剛性政策和程序制定,但是確實(shí)是有效的,便于提高工作效率、節(jié)省資源,做到標(biāo)準(zhǔn)化管理,有助于我們:
縮短項(xiàng)目進(jìn)度;
減少項(xiàng)目成本,控制項(xiàng)目成本;
預(yù)防不必要的項(xiàng)目變更;
制定更好的執(zhí)行規(guī)劃;
預(yù)測結(jié)果;
在項(xiàng)目執(zhí)行期間改善與客戶的關(guān)系;
調(diào)整項(xiàng)目應(yīng)對客戶需求變更;
為高層提供清晰的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告;
規(guī)范化執(zhí)行;
提煉最佳實(shí)踐路徑。
國際學(xué)習(xí)院制定了一個(gè)框架性方法體系,被公認(rèn)為統(tǒng)一的項(xiàng)目管理方法體系(UPPMM),包含以下內(nèi)容:
一、溝通:
項(xiàng)目章程
項(xiàng)目采購文件
項(xiàng)目變更請求
日志項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告
項(xiàng)目質(zhì)量保證報(bào)告
采購管理總結(jié)
項(xiàng)目問題日志
項(xiàng)目管理規(guī)劃
項(xiàng)目績效報(bào)告
二、成本:
項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)登記冊
工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)
工作包
成本估計(jì)文件
項(xiàng)目預(yù)算項(xiàng)目
預(yù)算檢查清單
三、人力資源:
項(xiàng)目章程
工作分解結(jié)構(gòu)
溝通管理計(jì)劃
項(xiàng)目組織圖
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員目錄
責(zé)任分配矩陣(RAM)
項(xiàng)目管理計(jì)劃
項(xiàng)目采購文件
啟動(dòng)會議檢查表
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績效評估
項(xiàng)目經(jīng)理績效評估
四、整合:
項(xiàng)目程序概述
項(xiàng)目建議書
溝通管理計(jì)劃
采購計(jì)劃
項(xiàng)目預(yù)算
項(xiàng)目采購文件
項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
責(zé)任分配矩陣
風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃
風(fēng)險(xiǎn)登記冊范圍說明書
工作分結(jié)構(gòu)
項(xiàng)目管理計(jì)劃
項(xiàng)目變更請求日志
項(xiàng)目問題日志
項(xiàng)目管理計(jì)劃變更日志
項(xiàng)目績效報(bào)告
經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
項(xiàng)目績效反饋
產(chǎn)品驗(yàn)收文檔
項(xiàng)目章程
收尾過程評估檢查表
項(xiàng)目檔案報(bào)告
五、采購:
項(xiàng)目章程
范圍說明書
工作分解結(jié)構(gòu)
采購計(jì)劃
采購計(jì)劃清單采購工作說明書(SOW)
提案申請文檔大綱
項(xiàng)目變更請求日志
合同信息清單
采購管理總結(jié)
六、質(zhì)量:
項(xiàng)目章程
項(xiàng)目程序概述
工作質(zhì)量計(jì)劃
項(xiàng)目管理計(jì)劃
工作分解結(jié)構(gòu)
項(xiàng)目質(zhì)量保證報(bào)告
經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)項(xiàng)目
績效反饋
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績效評估項(xiàng)目
管理過程改善文件
七、風(fēng)險(xiǎn):
采購計(jì)劃
項(xiàng)目章程
項(xiàng)目程序文件
工作分解結(jié)構(gòu)
風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)登記冊
八、范圍:
項(xiàng)目范圍說明書
工作分解結(jié)構(gòu)
工作包
項(xiàng)目章程
九、時(shí)間:
活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算表
成本估算
文件風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對
計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)登記冊
工作分解結(jié)構(gòu)
工作包
項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃檢查清單
項(xiàng)目經(jīng)理可根據(jù)特定項(xiàng)目或者客戶的要求,根據(jù)框架選擇適合的模板來確定整個(gè)項(xiàng)目管理的成功。
企業(yè)管理之建立高效的稽核管理體系 企業(yè)視頻課程
說起稽核,人們想到最多的就是財(cái)務(wù)的稽核了,實(shí)際上,稽核管理范圍很廣,包括業(yè)務(wù)經(jīng)營的管理,財(cái)務(wù)收支的管理,內(nèi)部控制制度的管理和從屬經(jīng)營管理的其他方面。
稽核工作檢查內(nèi)容:
①被稽核單位職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理性和職能作用的發(fā)揮情況。
②被稽核單位各項(xiàng)管理制度建立情況和各種管理制度的針對性、有效性。
③檢查明確以制度方式管理的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、內(nèi)部控制等制度的嚴(yán)肅性和不能明確以制度方式管理的從屬于經(jīng)營管理的其他方面工作的可行性。
④各項(xiàng)管理制度自身的效力和管理制度之間的制約能力。
為基本了解和掌握被稽核單位的管理狀況管理中存在的問題及產(chǎn)生原因,稽核人員還應(yīng)根據(jù)全面系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)狀況資料數(shù)據(jù)作些定量定性分析,對今后完善和提高管理質(zhì)量提出建設(shè)性意見,以達(dá)到提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。
由此可見稽核是一個(gè)很重要的職能部門,但就目前民營企業(yè)而言,很多公司的組織架構(gòu)里實(shí)際上是對稽核管理體系有所缺失的,所形成的普遍現(xiàn)象就是稽核的職責(zé)分散在財(cái)務(wù)/人資/運(yùn)營等部門,但是對這些部門的稽核卻讓人無從著手,時(shí)間長了,問題自然就會發(fā)生,作者曾經(jīng)遇到一個(gè)案例,就是一家大型的集團(tuán)公司,人力資源部負(fù)責(zé)薪酬的副部長伙同手下主管,利用手中職權(quán)及公司管理上的漏洞,在3年的任職期間,通過虛構(gòu)工資表人員的方式貪污公款200余萬元。雖然最終被發(fā)現(xiàn),但是時(shí)間已經(jīng)過去了3年,給公司造成惡劣影響和嚴(yán)重?fù)p失。
那么如何才能建立和完善有效的稽核管理體系呢?我們可以從以下幾個(gè)方面入手:
步驟1、調(diào)整公司組織架構(gòu),成立稽核部。通過狠抓流程制度的執(zhí)行,充分發(fā)揮流程規(guī)范、銜接、監(jiān)控、考核、核算功能,使公司決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)分離,各部門既是一個(gè)統(tǒng)一的整體,又相互制約,實(shí)現(xiàn)公司從傳統(tǒng)的依賴領(lǐng)導(dǎo)做管理的模式向流程化管理模式過渡;
步驟2、建立問責(zé)機(jī)制,堅(jiān)持“誰主管,誰負(fù)責(zé)”,出了問題,首先由相應(yīng)的管理部門或個(gè)人承擔(dān)責(zé)任。使部門與部門之間、上下工序之間、崗位與崗位之間相互監(jiān)督,從而形成環(huán)環(huán)相扣、人人擔(dān)責(zé)的責(zé)任鏈,讓責(zé)任無處可逃,讓責(zé)任認(rèn)為“責(zé)任”買單。
步驟3、成立員工福利基金,公司拿出一部分作為啟動(dòng)資金,再講各部門違反流程制度的罰款納入員工福利基金,用于對公司優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)和對困難員工的支持,鼓勵(lì)員工提出合理化建議,通過激勵(lì)提高員工工作積極性和工作能力。
步驟4、制定稽核戰(zhàn)報(bào),每周定期將各部門執(zhí)行流程制度情況、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰情況進(jìn)行公布,形成輿論壓力和企業(yè)執(zhí)行流程制度的氛圍。
步驟5、撰寫公司案例,形成公司案例庫,為公司管理和員工培訓(xùn)提供實(shí)用教材。
建立有效的稽核管理體系不是一蹴而就,而是需要一個(gè)比較長的時(shí)間過程以及專業(yè)的人員配置,需要對多個(gè)職權(quán)部門的權(quán)責(zé)進(jìn)行劃分。但是一旦建成,無疑是會對公司的內(nèi)部管理體系有了一個(gè)更高的提升。