廣州文件管理系統(tǒng)開發(fā)公司紫鯨互聯(lián)表示:文檔管理指文檔、電子表格、圖形和影像掃描文件的存儲、分類和檢索。每份文檔均具有一個類似于索引卡的記錄，記錄了諸如作者、文檔描述、建立日期和使用的應(yīng)用程序類型之類的信息。

　　文檔管理系統(tǒng)的誕生背景

　　自計算機(jī)在各行各業(yè)被廣為應(yīng)用以來，技術(shù)成本的下降促進(jìn)計算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，為企業(yè)信息化提供了條件。電子文檔以其獨特的優(yōu)勢取代了高成本、不利于保存的紙質(zhì)文檔。由此，也給文檔管理提出了新的要求。文檔對企業(yè)和員工來說都是很重要的資產(chǎn)。大量不同格式的文檔存放在不同的物理位置，當(dāng)員工、客戶、合作伙伴和供應(yīng)商需要一些資料時，卻發(fā)現(xiàn)很難找到所需，集中管理如此盤雜的文檔勢必非常困難。在企業(yè)管理中，機(jī)密文件很難得到有效的保護(hù)，各部門間難以協(xié)同辦公，重新開發(fā)利用知識資源十分困難。由文檔管理引發(fā)的這些情況屢見不鮮。這種情很大程度上延誤了工作的進(jìn)度，文檔管理儼然成了阻礙企業(yè)發(fā)展的絆腳石。

　　在企業(yè)管理中往往會出現(xiàn)各部門之間不能協(xié)調(diào)辦公，相互配合的現(xiàn)象，這是因為每個部門都有自己的工作要做，當(dāng)自己正在工作時，其他部門來調(diào)閱文檔或找資料，即影響正在做的工作，又很難保證快速找到所需的文檔和資料。因為這些文檔、資料都保存在文件柜里，但具體在什么地方，可能是個問題。如果有時間，當(dāng)然可以幫忙找到，但正在工作的話，恐怕為了快速完成自己的工作是不會愿意抽出時間來幫助找的。而本部門文件柜中的有些資料可能是需要高度保密的，也就不允許他們自己找了。這樣下去，各部門之間就會產(chǎn)生矛盾，就會出現(xiàn)相互不配合的情況。

　　在企業(yè)經(jīng)營過程中可能會發(fā)生某業(yè)務(wù)人員的離職或死亡等意外情況。這個人的離職往往會給企業(yè)帶來很大的損失，因為客戶往往是掌握在他們的腦子里，他們的離職不僅是人走了，而且是將他與這個客戶之間的資料也帶走了。新業(yè)務(wù)人員或其他人員根本就不知道他當(dāng)初是如何和客戶做得業(yè)務(wù)，以及更不知道客戶的關(guān)鍵負(fù)責(zé)人是誰等。新業(yè)務(wù)人員對客戶是一無所知的，因此新業(yè)務(wù)員要么根本就無法和客戶進(jìn)行再次合作，或者說在短期內(nèi)不能和客戶進(jìn)行良好地合作。

　　文檔管理系統(tǒng)的發(fā)展歷史

　　? 第一代文檔管理系統(tǒng)起源于上世紀(jì)60年代末期，主要用于財務(wù)領(lǐng)域中的薪資計算，用戶極少。

　　? 第二代文檔管理系統(tǒng)始于上世紀(jì)70年代，首次將文檔管理概念引入到非財務(wù)領(lǐng)域,但是尚未形成文檔管理的系統(tǒng)理念。

　　? 第三代文檔管理系統(tǒng)興起于上世紀(jì)90年代,全面利用了數(shù)據(jù)庫、客戶端/服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，擁有完備的文檔管理理論支撐，從戰(zhàn)略角度看待企業(yè)文檔管理規(guī)劃。

　　企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的收益

　　? 避免公司機(jī)密文件的擴(kuò)散及流失，有效地管制ISO 文件的進(jìn)出

　　? 增強(qiáng)辦公協(xié)同，保證流通中版本的一致性

　　? 減少查閱時間，根據(jù)關(guān)鍵字方便檢索

　　? 降低辦公費用，避免重復(fù)復(fù)印

　　? 增加企業(yè)管理透明度，申請人可全盤掌握審批流程

　　? 極大減輕了文管人員的作業(yè)負(fù)擔(dān)，使文管人員對公司核心文檔進(jìn)行更好的管控。

隨著互聯(lián)網(wǎng)與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)逐漸走向數(shù)字化。不過，在辦公過程中出現(xiàn)的諸多紙質(zhì)文檔資料，要實現(xiàn)數(shù)字化卻并不容易，企業(yè)要如何科學(xué)的管理內(nèi)部的紙質(zhì)文檔資料呢？

合理搭建紙質(zhì)文檔管理平臺

伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的企業(yè)享受到了新興技術(shù)帶來的快捷便利，并合理利用科技手段搭建起專業(yè)的企業(yè)文檔管理平臺，加快了企業(yè)數(shù)字化建設(shè)的步伐，逐步提升企業(yè)文檔資料的管理效率。

對此，廈門云脈技術(shù)頗有心得。為滿足信息時代企業(yè)文檔資料數(shù)字化的需求，云脈曾對市場進(jìn)行深入細(xì)致的分析，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)的文檔管理意識薄弱，普遍存在信息更新不及時、存儲不完整，調(diào)用困難、效率低下，數(shù)據(jù)安全沒保障等問題。

為解決這一系列的問題，云脈以O(shè)CR技術(shù)為核心推出了專業(yè)的紙質(zhì)文檔管理平臺。目前，該平臺已廣泛服務(wù)于銀行、電信、證券、電子商務(wù)以及政府等領(lǐng)域。

云脈文檔管理平臺的科學(xué)性

據(jù)介紹，云脈紙質(zhì)文檔管理平臺是以提高各行業(yè)資料管理效率為目而研發(fā)的。從文檔錄入、內(nèi)容識別校正、分類管理、全局檢索、快速定位、權(quán)限管理、云端分享等方面來協(xié)助企業(yè)管理文檔資料。

圖片錄入支持本地導(dǎo)入和現(xiàn)場拍攝，可根據(jù)個人需求對圖片進(jìn)行裁切、調(diào)亮等基本處理。內(nèi)容識別后可進(jìn)行自由編輯，系統(tǒng)還具備智能糾錯功能，可依據(jù)語境語義提供多種可能選項。文本導(dǎo)出支持TXT、Word、PDF、雙層PDF等多種格式。同時，系統(tǒng)可識別簡繁體中文、日文、韓文、英文等14種語言文字。

同時，平臺可根據(jù)企業(yè)需求建立不同文件夾，以便對文檔資料進(jìn)行分門別類的有序管理，星標(biāo)文件的設(shè)置使得操作更加隨心所欲。當(dāng)你想要查找某個特定文件時，可直接在搜索框輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)將為你快速定位。除此之外，平臺服務(wù)端設(shè)有權(quán)限管理，企業(yè)可合理控制用戶的查閱權(quán)限。團(tuán)隊之間需要共享文檔時，一鍵操作便可快速抄送，大大提升了協(xié)作效率。

信息化時代，過多的紙質(zhì)文檔容易造成企業(yè)負(fù)累，導(dǎo)致工作效率無法跟上時代步伐。云脈紙質(zhì)文檔管理平臺的出現(xiàn)，能夠為企業(yè)轉(zhuǎn)型掃清障礙，助力企業(yè)快速實現(xiàn)數(shù)字化。

信息化不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)和云計算都已"聯(lián)姻"，日益膨脹的電子文檔該如何管理已成為企業(yè)需要解決的首要問題。下面，我們就一起來看看企業(yè)文檔管理中存在的一些問題。

一、真實性難保障

電子文件從起草、定稿、修改都是在計算機(jī)上完成的，因而具有便于修改和復(fù)制的特性，且不像紙質(zhì)文件白紙黑字，修改后一目了然。對原稿內(nèi)容進(jìn)行隨意的增寫、刪除和修改等操作，使文檔底稿的內(nèi)容發(fā)生不斷的改變，這樣就失去了電子文檔保存的意義。

二、安全性存在隱患

電子文檔對運行系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面有著很強(qiáng)的依賴性，稍不留意就會出現(xiàn)電子文檔被篡改、丟失和損毀等現(xiàn)象。安全性是企業(yè)電子文檔管理面臨的一大難題。

三、開放性不好把控

涉及到企業(yè)內(nèi)部信息的文件不宜對外公開、但合同文件又需要共享給客戶，可見文檔的參與者需視文檔而異，這對文件的開放范圍和共享權(quán)限設(shè)置有著很高的要求。

四、統(tǒng)一管理比較混亂

一般來說，企業(yè)都會配置一臺服務(wù)器用于存放企業(yè)的規(guī)章制度，而辦公中產(chǎn)生的文檔都存在于每個員工的電腦中或者是通過郵件往來進(jìn)行共享。這樣，員工離職、郵件刪除就意味著文件的永久消失，無法達(dá)到統(tǒng)一管理的效果。

使用文檔管理軟件進(jìn)行規(guī)范管理

杭州信息電子文檔管理系統(tǒng)HGVDM，提供基于存儲基礎(chǔ)上的文檔管理服務(wù)，有效實現(xiàn)文檔的強(qiáng)制集中、自動備份、版本管理、資源共享、多終端同步等諸多功能，具有存儲容量大、高速、穩(wěn)定、易用、易管、安全、便捷等特點。

擁有者：對文件或文件夾擁有各種權(quán)限，包括權(quán)限控制、版本管理、日志審計等。編輯者：如瀏覽、只讀、重命名、查看、修改、刪除、復(fù)制、下載等操作。查看者：在線預(yù)覽、下載、分享、訂閱、通知、評論以及文檔信息查看。

云圖管家（VDM）以解決辦公過程中遇到的問題為產(chǎn)品發(fā)展的基準(zhǔn)，將提供安全可靠、經(jīng)濟(jì)實惠、最簡單好用的文檔管理服務(wù)為自身發(fā)展的宗旨，通過文件協(xié)作共享連接每一個員工，構(gòu)建統(tǒng)一有序的文件管理體系，顯著提高企業(yè)員工的辦公效率。