有什么適合小團隊的協(xié)作工具？主要是分配任務、任務監(jiān)督等，還能有工時統(tǒng)計等功能。要在線版。收費、免費都行。

這個問題，是小團隊leader遇到管理與協(xié)作問題時的經典動作：問一下大家的意見，找到一款合適的軟件來解決問題。如果是華為這樣的大公司，就會去找來IBM的管理咨詢顧問，進駐團隊提供解決方案，而這顯然不適合小團隊。

但是問題是，小團隊各個都不一樣，別人的經驗可能具有很少的借鑒意義；即使覺得某個軟件好用花錢購買，可能也起不到預想的作用。

Q1：你到底需要什么樣的軟件？

我們的產品顧問在跟進客戶的時候，優(yōu)先級放在第一關注的是：產品到底能不能解決客戶的問題。注意我們的產品顧問都是高級銷售，在每一個客戶身上傾注的時間都耗時長久，所以到最后的客單價往往都非常之高。但是好幾次，產品顧問在給大領導溝通進度的時候說，“拒絕了某團隊要求發(fā)合同的請求”（到了這一步往往已經準備好錢買產品了），因為需求與產品功能不符，還沒有給出一個能解決對方問題的使用方案。

你可能會覺得他傻，但我們一致認為這是“珍惜產品羽毛”的優(yōu)質銷售行為。如果客戶本著“買一個產品，推給員工，就能一勞永逸解決問題”的心態(tài)購買了我們的產品，撇開顧問后期為了引導其使用而花費的精力不談，一旦產品被認為“無用”，以后可能就不會再繼續(xù)合作了。

leader給團隊找這種協(xié)作軟件，“自上而下”強推的工具往往用不起來。成員感受不到軟件對自己的價值，會覺得是“團隊買了一個軟件來監(jiān)督我的工作”，軟件效果就大大折扣。領導覺得花了錢買軟件就能一勞永逸解決問題，而其實團隊花100塊買軟件，可能只收到了20塊錢的成果，搞不好還要繼續(xù)賠20塊進去。在哪賠的？占用團隊的工作時間操作軟件。

Q2：為什么用不起來？

很多人可能在職場混久了，對工作中的【非便利性】變得無動于衷，習慣了。

:開會永遠有人遲到，遲到了發(fā)紅包，還能領紅包，多好。浪費時間？反正大家都在浪費，誰在意，因此打擾到工作什么的，習慣就“好”；被突如其來的任務打斷自己的日程，那有什么辦法，在公司里就是這樣呀。下午準點下班，不管任務做完沒做完——白天被xx打斷了，我也沒辦法，計劃拖延一天吧；明天要干嘛？難說；這周的計劃？這個月該完成哪些任務？——一概不知。做一天算一天，我又沒閑著，每天都很努力，事情就是做不完有什么辦法；上周的那個偉大的idea不疾而終……emmmm，反正我就是提了一下，又不是由我來負責，現在也很難想起來了，算了吧。

混日子，每天混日子，惰性都出來了，領導眼瞅著這幫人越來越像羊群，拿來一個軟件對大家說：這個軟件很好，能提高效率，做任務追蹤，做日程安排，做項目總結，大家用起來。什么結果可想而知：我們的效率挺高的，任務追蹤有什么用？花這么多錢還不如給大家買零食。是不是看我們不順眼想折騰我們？消極怠工……

Q3：軟件應該是一項“福利”

其實團隊跟員工的利益本來是相關的，甚至團隊買了一個軟件對于員工來說應該是一項新型“福利”，而不是一項管理制度。利用軟件來改進協(xié)作與溝通方式，最能感受到便利的就是員工。

團隊管理者想要借助工具改變團隊，首先該改變管理思維：軟件不重要，最重要的是人。

1.讓員工感受到好處的軟件才能用的起來；

2.光用軟件還不夠，還要洞察其背后的管理理念，建立自己的邏輯體系。

1.

“我們公司花錢買了個軟件幫我們做時間管理”

vs

"我們公司花錢買了個軟件監(jiān)督我工作”

我們ceo有一次在開會的時候曾經說過一句話，“生活也是工作的一部分 ”，立馬遭到了底下人的反駁“工作只是生活的一部分”，全場哄然。好在我們團隊十分扁平，老板也并不以為意，況且站在二者的角度，這兩句話一點毛病都沒有。

不管工作和生活哪是哪的另一部分，道理是一樣的：做日程規(guī)劃、任務管理，總歸離不開工作和生活。有些人熱衷于做時間管理，卻發(fā)現執(zhí)行的時候，生活很難按照自己設定的軌跡前進，就是因為工作中的計劃變動往往是難以預期的，你要生活，就得工作，強行把生活和工作割裂開來，根本不現實。如果公司購買的協(xié)作軟件，除了能讓你安排上班時間的任務，還能把自己下班時間的安排清清楚楚的協(xié)商，不僅能把你從無盡的焦慮中解脫出來，還會讓你“活得像一支隊伍”——所有人都知道你在什么時間在認真生活，多么重要的工作也不能打擾你的生活。你甚至可以用軟件來“管理”你的領導，親測可用：

我的健身房就在公司的附近，每天的瑜伽或者zumba課程基本安排在下午六點半左右；而我司，北京+互聯(lián)網+初創(chuàng)團隊，大家都知道意味著什么——無止盡的加班?？晌覐膩頉]有耽誤過一次難得的zumba課程。因為每天的運動是我第二天戰(zhàn)斗力的保障，我每天都在日程里安排固定的6:30—8:00的運動時間，并且還在工作日報里不停的提醒我的領導：不要在此段時間安排工作，我必須要運動，才能保證第二天的戰(zhàn)斗力。

2.

依賴腦力做決策，人的不穩(wěn)定性

vs

軟件工具的科學性

好，說了這么多，現在我們回到題主對軟件在工作中的需求上面去：分配任務，任務監(jiān)督，統(tǒng)計工時的協(xié)作類工具。

說起工作中的任務與協(xié)作，題主的訴求翻譯過來就是：事事落實到人（分配任務）、事事有追蹤（任務監(jiān)督）、任務有反饋（包括進展、用時、遇到的問題等等）。這一個流程下來，要滿足的絕對不僅僅是表面的這幾個訴求。

分配的任務從哪來？從計劃中來——計劃可視化，可能如何實現？豐田的“看板”管理法；任務分配好了，到了時間，相關負責人忘了怎么辦？——計劃自動下發(fā)到日程，用G.T.D.的方法去完成工作；如何針對任務進展進行溝通？（比起監(jiān)督，我們更傾向于溝通這個動作）——工作日報，包含今天做了什么，進展如何，遇到了什么困難，是否需要部門協(xié)作，嘗試的解決方法是什么，明天的計劃安排？還有，這一整天的工作，都有什么值得記錄和分享收獲？

這一套流程基本覆蓋整個工作流程，但我們前面說了，如果這個軟件的功能全部都是工作，花了錢也用不起來。要讓員工在軟件里規(guī)劃自己的生活，感受到平衡工作和生活的益處，才是對員工有價值的軟件；另外，軟件還要十分簡單高效：5分鐘學會，5分鐘做完日程管理，5分鐘寫完工作日志，簡單就是高效。

5分鐘做日程安排：工作時間，早9:00—晚5:00，生活時間，晚5:00—晚11:00，早5:00—7:00，每一個時間段都有各種性質的安排。日程是工作中需要時間管理的部分，可用的時間管理理念：G.T.D.，番茄工作法，重要緊急四象限，思維導圖。這些理論被反復驗證在時間管理中有效，有一大批追隨者，如果能用在工作中，對時間管理愛好者來說是手到擒來的事。

舉個例子，我一般這樣安排日程：

我的重要緊急四象限（可以自定義名稱）兩個與工作有關，兩個與生活有關，一個學習提升，一個生活瑣事；把所有工作的安排區(qū)分緊急和不緊急，分別填上，把生活上要看的書和逛超市要買的東西也寫上；然后切換到時間視圖（G.T.D列表式）拖拽劃分時間段，查看空白時間有沒有什么遺漏的事情補上，因為默認新建任務是重要不緊急象限的任務，就再回到象限視圖劃分象限。

這一流程看起來復雜，其實做起來從來不會超過5分鐘，因為工作上的任務前一天的工作日報里都思考過，再加上計劃自動下發(fā)；生活上的學習內容一般都是一段時間內的重復性任務，包含“吃維生素”這樣易忘瑣碎的小事。在工作的時候會用到的番茄工作法和思維導圖也都集成在應用里，省去了到處找工具的時間，也能很好的記錄工時、保存成果。

5分鐘寫完工作日報：看到工作日報，第一反應是那種雞肋一樣毫無用處的紙質文稿。別著急，我們ceo曾經就是一個對“工作日報”不滿的某國企員工，只不過他行動力一流，決定找?guī)讉€人做一款軟件來讓工作日報這件事變得【簡單】，變得【有用】。

看看我們的工作日報生產流程，就一句話：一鍵生成，補充心得。

工作日報不應該是一個單方面溝通的管理工具，而是雙向溝通的協(xié)作工具，用來記錄做了什么、溝通困境、協(xié)作解決、計劃下一步的行動，才能發(fā)揮工作日報的真正價值。這些東西如果依賴開會一對一溝通，人的不穩(wěn)定性和花費大量的時間，會導致投入產出比非常高。我們要建立穩(wěn)定的機制確保充分溝通，還要用一個最簡單的方法去完成這件事。

我們?yōu)榱税压ぷ魅請筮@件事變得簡單，在筆記里面預設了K.P.T.P模板，按順序是

keep：今日已完成，來自做完并劃掉的日程；problem：問題，需要手動補充，一般來自做日程時隨手記錄的難題；try：要嘗試的措施，來源同上。值得注意的是，這部分可能涉及團隊協(xié)作，影響到同事的日程，例如：題圖需要設計部劉某支持，時間下午4點之前交給我，要求云云。我寫出來，在日報里艾特劉與其商議可行的時間，以免打擾其日程安排，商量好以后，劉就會告訴我：給我發(fā)一條任務。

任務到了時間會有提醒，避免忘記。

plan：明日計劃，大體想一下明天要做什么，這個任務重不重，一天的時間緊不緊張，是否需要提前做準備。這樣一來心里有數，下班時間安心做自己的事。

至此，我們建立了非常完善的溝通和反饋機制來確保任務的進展和方向的正確性，把寫日報和日程的動作都簡化到最低來讓其變得好用。

最近國內的互聯(lián)網公司都在流行推行扁平化，我們的感受是，當我們在工作中占據主動，自由靈活協(xié)作，無障礙溝通，使用科學的工作與穩(wěn)定的協(xié)作工具，能夠讓工作這件事變得可愛一點點。

我們就是為了這么一點點在努力。

關于日事清

日事清是一款時間管理與團隊協(xié)作軟件。

如果您是個人，日事清能幫助您規(guī)劃日程、To do list，實現G.T.D.、實踐重要緊急四象限。

如果您是團隊，日事清有工作日報、看板，能幫助團隊做到事事落實到人、事事有追蹤、有考核結果的期限、后續(xù)結果有反饋。