管理展覽項(xiàng)目需要把握五個(gè)要素，即工作計(jì)劃、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程和過程控制。

要素一 制定工作計(jì)劃

展覽項(xiàng)目的工作計(jì)劃，一般包括項(xiàng)目組織工作方案、項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算和項(xiàng)目業(yè)務(wù)工作安排三個(gè)部分。其中：

項(xiàng)目組織工作方案是戰(zhàn)略性的，旨在體現(xiàn)公司管理層的決策意圖和重要管理要求。

項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算是項(xiàng)目管理的經(jīng)濟(jì)依據(jù)，旨在明確經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和成本投入金額。

項(xiàng)目業(yè)務(wù)工作安排涉及項(xiàng)目營(yíng)運(yùn)、營(yíng)銷、銷售等三個(gè)主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，旨在明確項(xiàng)目的操作細(xì)節(jié)和團(tuán)隊(duì)成員的分工及職責(zé)。

對(duì)于操作成熟項(xiàng)目的展覽公司而言，其年度工作計(jì)劃的重點(diǎn)是財(cái)務(wù)預(yù)算和業(yè)務(wù)工作安排。在管理實(shí)踐中，項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算至關(guān)重要，不可或缺，必須見諸文本。這是因?yàn)?，?xiàng)目發(fā)展的戰(zhàn)略思路和管理措施都是服務(wù)于經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的，編審預(yù)算、確立經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的全過程也是明晰戰(zhàn)略思路和優(yōu)化管理措施的研討過程。

要素二 組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

展覽項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)由項(xiàng)目經(jīng)理、營(yíng)銷經(jīng)理和銷售代表組成。團(tuán)隊(duì)成員人數(shù)一般依項(xiàng)目規(guī)模而定。

在國(guó)內(nèi)，管理良好的展覽公司經(jīng)營(yíng)5-10萬(wàn)平方米展覽面積的項(xiàng)目，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一般只需十人左右；經(jīng)營(yíng)2萬(wàn)平方米以下展覽面積的項(xiàng)目，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一般只需2-5人。但管理水平不高的展覽公司（其中許多是錯(cuò)誤觀念導(dǎo)致，留待以后專文討論）用人往往很多。多用人的項(xiàng)目勢(shì)必工作效率不高，而且員工待遇也被攤薄。

對(duì)于經(jīng)營(yíng)穩(wěn)定的展覽公司而言，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的流動(dòng)性很小，組建團(tuán)隊(duì)方面的工作不具經(jīng)常性。但創(chuàng)新意識(shí)較強(qiáng)的公司，或者是管理組織發(fā)生重大變革的公司如引進(jìn)戰(zhàn)略合作者改為合資公司，再或是新辦項(xiàng)目、新收購(gòu)項(xiàng)目的公司，都會(huì)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的具體需要，不時(shí)更新、調(diào)整或組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是展會(huì)生產(chǎn)力、競(jìng)爭(zhēng)力的核心要素，是展覽公司諸多資源中最關(guān)鍵、最活躍的資源。因此，組建并管理好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是展覽公司經(jīng)營(yíng)管理的大事。

要素三 明確崗位職責(zé)

在展覽項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，必須明確每個(gè)人的崗位職責(zé)，既做到各司其職，又促進(jìn)彼此合作。

明確崗位職責(zé)，旨在落實(shí)經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任，即明確“經(jīng)營(yíng)指標(biāo)由誰(shuí)扛”；防止團(tuán)隊(duì)成員之間因職責(zé)界限不清而產(chǎn)生權(quán)責(zé)失衡，忙閑不均、彼此失和的消極狀況；有利于公司規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程的貫徹執(zhí)行。

要素四 規(guī)范業(yè)務(wù)流程

展覽項(xiàng)目在操作中的業(yè)務(wù)流程，是與該項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的崗位職責(zé)相輔相成的。光有崗位職責(zé)而沒有業(yè)務(wù)流程，崗位職責(zé)就會(huì)懸空，項(xiàng)目操作就沒有統(tǒng)一規(guī)范，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就難以形成“一股勁”。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)操作展會(huì)的業(yè)務(wù)流程必須體現(xiàn)專業(yè)化水準(zhǔn)。而衡量操作是否專業(yè)，一要看其業(yè)務(wù)流程是否先進(jìn)科學(xué)，二要看業(yè)務(wù)流程能否完整、嚴(yán)格地施行。

在展會(huì)操作中，如銷售展位而不在銷售代表中分配客戶資源，如邀請(qǐng)觀眾而不安排預(yù)算或沒有具體的技術(shù)方法，這就是展覽公司業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、不先進(jìn)的具體表現(xiàn)。

有好的業(yè)務(wù)流程如不能被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體一致地執(zhí)行，則反映公司管理者缺乏執(zhí)行力。

規(guī)范業(yè)務(wù)流程是系統(tǒng)工程，包括流程設(shè)計(jì)與再造、建立營(yíng)運(yùn)、營(yíng)銷、展位銷售的業(yè)務(wù)模塊、運(yùn)用輔助工具（計(jì)算機(jī)軟件）和堅(jiān)持不懈地培訓(xùn)員工等環(huán)節(jié)。規(guī)范業(yè)務(wù)流程的過程就是展覽公司管理專業(yè)化、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的過程。

要素五 掌握過程控制

展覽項(xiàng)目從啟動(dòng)操作到展會(huì)結(jié)束，是一個(gè)自成體系的過程。項(xiàng)目管理就是對(duì)此進(jìn)行全程、全方位、全面的控制，以防止過程中可能發(fā)生的干擾實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的外部或內(nèi)部問題。這一控制是在統(tǒng)合以上四種要素的基礎(chǔ)上，以制度化方式應(yīng)時(shí)、應(yīng)勢(shì)、應(yīng)變而實(shí)施的。

對(duì)于管理者而言，展覽項(xiàng)目的過程控制方法一般有三：

一是，根據(jù)崗位責(zé)任分解經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員人人頭上有指標(biāo)，個(gè)個(gè)肩上有壓力，并在此基礎(chǔ)上形成合力；

二是，堅(jiān)持制度化的調(diào)度經(jīng)營(yíng)工作，重點(diǎn)是督導(dǎo)銷售和邀請(qǐng)觀眾兩項(xiàng)工作的進(jìn)度；同時(shí)，通過日常調(diào)度，與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同克服經(jīng)營(yíng)中遇到的困難；

三是，在外部環(huán)境發(fā)生重大變化，或在內(nèi)部產(chǎn)生重大危機(jī)時(shí)，及時(shí)有效地應(yīng)對(duì)，防止項(xiàng)目遭遇嚴(yán)重?fù)p失或經(jīng)營(yíng)目標(biāo)失控。

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