內(nèi)容源自蘭西奧尼《團(tuán)隊(duì)協(xié)作的五大障礙》

在一次分享會上，偶爾聽到一位導(dǎo)師提到這本書，回來后就買了回來，但并沒有馬上去看，在一次工作調(diào)整后，有時(shí)間靜下心，才拿起來讀，越讀越興奮，這不就是一個活生生的企業(yè)在發(fā)展中蛻變、變革的全過程案例嘛！用故事描述形式進(jìn)行開展。

我們經(jīng)常會在工作中感覺到困惑，感覺到不如意，不順心；建議可以讀下這本書。分享下文中我比較喜歡的一段話；

聽著，我有話想一吐為快

首先關(guān)于今天上午的會議，我考慮得不周全，我應(yīng)該請米琪到場，我那時(shí)對她的評價(jià)是不公平的！

其次，雖然我相信綠香蕉公司值得我們考慮，但我堅(jiān)持收購主要是因?yàn)樽约合胝尹c(diǎn)事情做。你們知道嗎？我開始后悔到這里工作，我只是想做成一些事情，但是我沒法說清楚自己在過去的18個月到底都做了什么?！?/p>

現(xiàn)在我認(rèn)為自己應(yīng)該面對現(xiàn)實(shí)，作出決定。”尼克停了一下，繼續(xù)道，“我需要改變，我需要為這支團(tuán)隊(duì)、這家公司作出更多貢獻(xiàn)，我需要你們的幫助。如果我做不到這些的話，我就離開這里，但我現(xiàn)在還不會那樣做。

在評論里面說出你喜歡的一句話

團(tuán)隊(duì)協(xié)作的五大障礙思維導(dǎo)圖

渡河

哥們兒，推我一把，我就要夠到了。

喝奶么么噠

為兄弟的生命付出。

看到隔壁二丫沒有？美不美？

要不要吃冰淇淋？

速度賽場團(tuán)隊(duì)也需要高速工作。

你們有沒有想過那根“繩”

吃是天性

來來來，彈首結(jié)束曲

有什么適合小團(tuán)隊(duì)的協(xié)作工具？主要是分配任務(wù)、任務(wù)監(jiān)督等，還能有工時(shí)統(tǒng)計(jì)等功能。要在線版。收費(fèi)、免費(fèi)都行。

這個問題，是小團(tuán)隊(duì)leader遇到管理與協(xié)作問題時(shí)的經(jīng)典動作：問一下大家的意見，找到一款合適的軟件來解決問題。如果是華為這樣的大公司，就會去找來IBM的管理咨詢顧問，進(jìn)駐團(tuán)隊(duì)提供解決方案，而這顯然不適合小團(tuán)隊(duì)。

但是問題是，小團(tuán)隊(duì)各個都不一樣，別人的經(jīng)驗(yàn)可能具有很少的借鑒意義；即使覺得某個軟件好用花錢購買，可能也起不到預(yù)想的作用。

Q1：你到底需要什么樣的軟件？

我們的產(chǎn)品顧問在跟進(jìn)客戶的時(shí)候，優(yōu)先級放在第一關(guān)注的是：產(chǎn)品到底能不能解決客戶的問題。注意我們的產(chǎn)品顧問都是高級銷售，在每一個客戶身上傾注的時(shí)間都耗時(shí)長久，所以到最后的客單價(jià)往往都非常之高。但是好幾次，產(chǎn)品顧問在給大領(lǐng)導(dǎo)溝通進(jìn)度的時(shí)候說，“拒絕了某團(tuán)隊(duì)要求發(fā)合同的請求”（到了這一步往往已經(jīng)準(zhǔn)備好錢買產(chǎn)品了），因?yàn)樾枨笈c產(chǎn)品功能不符，還沒有給出一個能解決對方問題的使用方案。

你可能會覺得他傻，但我們一致認(rèn)為這是“珍惜產(chǎn)品羽毛”的優(yōu)質(zhì)銷售行為。如果客戶本著“買一個產(chǎn)品，推給員工，就能一勞永逸解決問題”的心態(tài)購買了我們的產(chǎn)品，撇開顧問后期為了引導(dǎo)其使用而花費(fèi)的精力不談，一旦產(chǎn)品被認(rèn)為“無用”，以后可能就不會再繼續(xù)合作了。

leader給團(tuán)隊(duì)找這種協(xié)作軟件，“自上而下”強(qiáng)推的工具往往用不起來。成員感受不到軟件對自己的價(jià)值，會覺得是“團(tuán)隊(duì)買了一個軟件來監(jiān)督我的工作”，軟件效果就大大折扣。領(lǐng)導(dǎo)覺得花了錢買軟件就能一勞永逸解決問題，而其實(shí)團(tuán)隊(duì)花100塊買軟件，可能只收到了20塊錢的成果，搞不好還要繼續(xù)賠20塊進(jìn)去。在哪賠的？占用團(tuán)隊(duì)的工作時(shí)間操作軟件。

Q2：為什么用不起來？

很多人可能在職場混久了，對工作中的【非便利性】變得無動于衷，習(xí)慣了。

:開會永遠(yuǎn)有人遲到，遲到了發(fā)紅包，還能領(lǐng)紅包，多好。浪費(fèi)時(shí)間？反正大家都在浪費(fèi)，誰在意，因此打擾到工作什么的，習(xí)慣就“好”；被突如其來的任務(wù)打斷自己的日程，那有什么辦法，在公司里就是這樣呀。下午準(zhǔn)點(diǎn)下班，不管任務(wù)做完沒做完——白天被xx打斷了，我也沒辦法，計(jì)劃拖延一天吧；明天要干嘛？難說；這周的計(jì)劃？這個月該完成哪些任務(wù)？——一概不知。做一天算一天，我又沒閑著，每天都很努力，事情就是做不完有什么辦法；上周的那個偉大的idea不疾而終……emmmm，反正我就是提了一下，又不是由我來負(fù)責(zé)，現(xiàn)在也很難想起來了，算了吧。

混日子，每天混日子，惰性都出來了，領(lǐng)導(dǎo)眼瞅著這幫人越來越像羊群，拿來一個軟件對大家說：這個軟件很好，能提高效率，做任務(wù)追蹤，做日程安排，做項(xiàng)目總結(jié)，大家用起來。什么結(jié)果可想而知：我們的效率挺高的，任務(wù)追蹤有什么用？花這么多錢還不如給大家買零食。是不是看我們不順眼想折騰我們？消極怠工……

Q3：軟件應(yīng)該是一項(xiàng)“福利”

其實(shí)團(tuán)隊(duì)跟員工的利益本來是相關(guān)的，甚至團(tuán)隊(duì)買了一個軟件對于員工來說應(yīng)該是一項(xiàng)新型“福利”，而不是一項(xiàng)管理制度。利用軟件來改進(jìn)協(xié)作與溝通方式，最能感受到便利的就是員工。

團(tuán)隊(duì)管理者想要借助工具改變團(tuán)隊(duì)，首先該改變管理思維：軟件不重要，最重要的是人。

1.讓員工感受到好處的軟件才能用的起來；

2.光用軟件還不夠，還要洞察其背后的管理理念，建立自己的邏輯體系。

1.

“我們公司花錢買了個軟件幫我們做時(shí)間管理”

vs

"我們公司花錢買了個軟件監(jiān)督我工作”

我們ceo有一次在開會的時(shí)候曾經(jīng)說過一句話，“生活也是工作的一部分 ”，立馬遭到了底下人的反駁“工作只是生活的一部分”，全場哄然。好在我們團(tuán)隊(duì)十分扁平，老板也并不以為意，況且站在二者的角度，這兩句話一點(diǎn)毛病都沒有。

不管工作和生活哪是哪的另一部分，道理是一樣的：做日程規(guī)劃、任務(wù)管理，總歸離不開工作和生活。有些人熱衷于做時(shí)間管理，卻發(fā)現(xiàn)執(zhí)行的時(shí)候，生活很難按照自己設(shè)定的軌跡前進(jìn)，就是因?yàn)楣ぷ髦械挠?jì)劃變動往往是難以預(yù)期的，你要生活，就得工作，強(qiáng)行把生活和工作割裂開來，根本不現(xiàn)實(shí)。如果公司購買的協(xié)作軟件，除了能讓你安排上班時(shí)間的任務(wù)，還能把自己下班時(shí)間的安排清清楚楚的協(xié)商，不僅能把你從無盡的焦慮中解脫出來，還會讓你“活得像一支隊(duì)伍”——所有人都知道你在什么時(shí)間在認(rèn)真生活，多么重要的工作也不能打擾你的生活。你甚至可以用軟件來“管理”你的領(lǐng)導(dǎo)，親測可用：

我的健身房就在公司的附近，每天的瑜伽或者zumba課程基本安排在下午六點(diǎn)半左右；而我司，北京+互聯(lián)網(wǎng)+初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)，大家都知道意味著什么——無止盡的加班。可我從來沒有耽誤過一次難得的zumba課程。因?yàn)槊刻斓倪\(yùn)動是我第二天戰(zhàn)斗力的保障，我每天都在日程里安排固定的6:30—8:00的運(yùn)動時(shí)間，并且還在工作日報(bào)里不停的提醒我的領(lǐng)導(dǎo)：不要在此段時(shí)間安排工作，我必須要運(yùn)動，才能保證第二天的戰(zhàn)斗力。

2.

依賴腦力做決策，人的不穩(wěn)定性

vs

軟件工具的科學(xué)性

好，說了這么多，現(xiàn)在我們回到題主對軟件在工作中的需求上面去：分配任務(wù)，任務(wù)監(jiān)督，統(tǒng)計(jì)工時(shí)的協(xié)作類工具。

說起工作中的任務(wù)與協(xié)作，題主的訴求翻譯過來就是：事事落實(shí)到人（分配任務(wù)）、事事有追蹤（任務(wù)監(jiān)督）、任務(wù)有反饋（包括進(jìn)展、用時(shí)、遇到的問題等等）。這一個流程下來，要滿足的絕對不僅僅是表面的這幾個訴求。

分配的任務(wù)從哪來？從計(jì)劃中來——計(jì)劃可視化，可能如何實(shí)現(xiàn)？豐田的“看板”管理法；任務(wù)分配好了，到了時(shí)間，相關(guān)負(fù)責(zé)人忘了怎么辦？——計(jì)劃自動下發(fā)到日程，用G.T.D.的方法去完成工作；如何針對任務(wù)進(jìn)展進(jìn)行溝通？（比起監(jiān)督，我們更傾向于溝通這個動作）——工作日報(bào)，包含今天做了什么，進(jìn)展如何，遇到了什么困難，是否需要部門協(xié)作，嘗試的解決方法是什么，明天的計(jì)劃安排？還有，這一整天的工作，都有什么值得記錄和分享收獲？

這一套流程基本覆蓋整個工作流程，但我們前面說了，如果這個軟件的功能全部都是工作，花了錢也用不起來。要讓員工在軟件里規(guī)劃自己的生活，感受到平衡工作和生活的益處，才是對員工有價(jià)值的軟件；另外，軟件還要十分簡單高效：5分鐘學(xué)會，5分鐘做完日程管理，5分鐘寫完工作日志，簡單就是高效。

5分鐘做日程安排：工作時(shí)間，早9:00—晚5:00，生活時(shí)間，晚5:00—晚11:00，早5:00—7:00，每一個時(shí)間段都有各種性質(zhì)的安排。日程是工作中需要時(shí)間管理的部分，可用的時(shí)間管理理念：G.T.D.，番茄工作法，重要緊急四象限，思維導(dǎo)圖。這些理論被反復(fù)驗(yàn)證在時(shí)間管理中有效，有一大批追隨者，如果能用在工作中，對時(shí)間管理愛好者來說是手到擒來的事。

舉個例子，我一般這樣安排日程：

我的重要緊急四象限（可以自定義名稱）兩個與工作有關(guān)，兩個與生活有關(guān)，一個學(xué)習(xí)提升，一個生活瑣事；把所有工作的安排區(qū)分緊急和不緊急，分別填上，把生活上要看的書和逛超市要買的東西也寫上；然后切換到時(shí)間視圖（G.T.D列表式）拖拽劃分時(shí)間段，查看空白時(shí)間有沒有什么遺漏的事情補(bǔ)上，因?yàn)槟J(rèn)新建任務(wù)是重要不緊急象限的任務(wù)，就再回到象限視圖劃分象限。

這一流程看起來復(fù)雜，其實(shí)做起來從來不會超過5分鐘，因?yàn)楣ぷ魃系娜蝿?wù)前一天的工作日報(bào)里都思考過，再加上計(jì)劃自動下發(fā)；生活上的學(xué)習(xí)內(nèi)容一般都是一段時(shí)間內(nèi)的重復(fù)性任務(wù)，包含“吃維生素”這樣易忘瑣碎的小事。在工作的時(shí)候會用到的番茄工作法和思維導(dǎo)圖也都集成在應(yīng)用里，省去了到處找工具的時(shí)間，也能很好的記錄工時(shí)、保存成果。

5分鐘寫完工作日報(bào)：看到工作日報(bào)，第一反應(yīng)是那種雞肋一樣毫無用處的紙質(zhì)文稿。別著急，我們ceo曾經(jīng)就是一個對“工作日報(bào)”不滿的某國企員工，只不過他行動力一流，決定找?guī)讉€人做一款軟件來讓工作日報(bào)這件事變得【簡單】，變得【有用】。

看看我們的工作日報(bào)生產(chǎn)流程，就一句話：一鍵生成，補(bǔ)充心得。

工作日報(bào)不應(yīng)該是一個單方面溝通的管理工具，而是雙向溝通的協(xié)作工具，用來記錄做了什么、溝通困境、協(xié)作解決、計(jì)劃下一步的行動，才能發(fā)揮工作日報(bào)的真正價(jià)值。這些東西如果依賴開會一對一溝通，人的不穩(wěn)定性和花費(fèi)大量的時(shí)間，會導(dǎo)致投入產(chǎn)出比非常高。我們要建立穩(wěn)定的機(jī)制確保充分溝通，還要用一個最簡單的方法去完成這件事。

我們?yōu)榱税压ぷ魅請?bào)這件事變得簡單，在筆記里面預(yù)設(shè)了K.P.T.P模板，按順序是

keep：今日已完成，來自做完并劃掉的日程；problem：問題，需要手動補(bǔ)充，一般來自做日程時(shí)隨手記錄的難題；try：要嘗試的措施，來源同上。值得注意的是，這部分可能涉及團(tuán)隊(duì)協(xié)作，影響到同事的日程，例如：題圖需要設(shè)計(jì)部劉某支持，時(shí)間下午4點(diǎn)之前交給我，要求云云。我寫出來，在日報(bào)里艾特劉與其商議可行的時(shí)間，以免打擾其日程安排，商量好以后，劉就會告訴我：給我發(fā)一條任務(wù)。

任務(wù)到了時(shí)間會有提醒，避免忘記。

plan：明日計(jì)劃，大體想一下明天要做什么，這個任務(wù)重不重，一天的時(shí)間緊不緊張，是否需要提前做準(zhǔn)備。這樣一來心里有數(shù)，下班時(shí)間安心做自己的事。

至此，我們建立了非常完善的溝通和反饋機(jī)制來確保任務(wù)的進(jìn)展和方向的正確性，把寫日報(bào)和日程的動作都簡化到最低來讓其變得好用。

最近國內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)公司都在流行推行扁平化，我們的感受是，當(dāng)我們在工作中占據(jù)主動，自由靈活協(xié)作，無障礙溝通，使用科學(xué)的工作與穩(wěn)定的協(xié)作工具，能夠讓工作這件事變得可愛一點(diǎn)點(diǎn)。

我們就是為了這么一點(diǎn)點(diǎn)在努力。

關(guān)于日事清

日事清是一款時(shí)間管理與團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件。

如果您是個人，日事清能幫助您規(guī)劃日程、To do list，實(shí)現(xiàn)G.T.D.、實(shí)踐重要緊急四象限。

如果您是團(tuán)隊(duì)，日事清有工作日報(bào)、看板，能幫助團(tuán)隊(duì)做到事事落實(shí)到人、事事有追蹤、有考核結(jié)果的期限、后續(xù)結(jié)果有反饋。