有什么適合小團隊的協(xié)作工具？主要是分配任務(wù)、任務(wù)監(jiān)督等，還能有工時統(tǒng)計等功能。要在線版。收費、免費都行。

這個問題，是小團隊leader遇到管理與協(xié)作問題時的經(jīng)典動作：問一下大家的意見，找到一款合適的軟件來解決問題。如果是華為這樣的大公司，就會去找來IBM的管理咨詢顧問，進駐團隊提供解決方案，而這顯然不適合小團隊。

但是問題是，小團隊各個都不一樣，別人的經(jīng)驗可能具有很少的借鑒意義；即使覺得某個軟件好用花錢購買，可能也起不到預想的作用。

Q1：你到底需要什么樣的軟件？

我們的產(chǎn)品顧問在跟進客戶的時候，優(yōu)先級放在第一關(guān)注的是：產(chǎn)品到底能不能解決客戶的問題。注意我們的產(chǎn)品顧問都是高級銷售，在每一個客戶身上傾注的時間都耗時長久，所以到最后的客單價往往都非常之高。但是好幾次，產(chǎn)品顧問在給大領(lǐng)導溝通進度的時候說，“拒絕了某團隊要求發(fā)合同的請求”（到了這一步往往已經(jīng)準備好錢買產(chǎn)品了），因為需求與產(chǎn)品功能不符，還沒有給出一個能解決對方問題的使用方案。

你可能會覺得他傻，但我們一致認為這是“珍惜產(chǎn)品羽毛”的優(yōu)質(zhì)銷售行為。如果客戶本著“買一個產(chǎn)品，推給員工，就能一勞永逸解決問題”的心態(tài)購買了我們的產(chǎn)品，撇開顧問后期為了引導其使用而花費的精力不談，一旦產(chǎn)品被認為“無用”，以后可能就不會再繼續(xù)合作了。

leader給團隊找這種協(xié)作軟件，“自上而下”強推的工具往往用不起來。成員感受不到軟件對自己的價值，會覺得是“團隊買了一個軟件來監(jiān)督我的工作”，軟件效果就大大折扣。領(lǐng)導覺得花了錢買軟件就能一勞永逸解決問題，而其實團隊花100塊買軟件，可能只收到了20塊錢的成果，搞不好還要繼續(xù)賠20塊進去。在哪賠的？占用團隊的工作時間操作軟件。

Q2：為什么用不起來？

很多人可能在職場混久了，對工作中的【非便利性】變得無動于衷，習慣了。

:開會永遠有人遲到，遲到了發(fā)紅包，還能領(lǐng)紅包，多好。浪費時間？反正大家都在浪費，誰在意，因此打擾到工作什么的，習慣就“好”；被突如其來的任務(wù)打斷自己的日程，那有什么辦法，在公司里就是這樣呀。下午準點下班，不管任務(wù)做完沒做完——白天被xx打斷了，我也沒辦法，計劃拖延一天吧；明天要干嘛？難說；這周的計劃？這個月該完成哪些任務(wù)？——一概不知。做一天算一天，我又沒閑著，每天都很努力，事情就是做不完有什么辦法；上周的那個偉大的idea不疾而終……emmmm，反正我就是提了一下，又不是由我來負責，現(xiàn)在也很難想起來了，算了吧。

混日子，每天混日子，惰性都出來了，領(lǐng)導眼瞅著這幫人越來越像羊群，拿來一個軟件對大家說：這個軟件很好，能提高效率，做任務(wù)追蹤，做日程安排，做項目總結(jié)，大家用起來。什么結(jié)果可想而知：我們的效率挺高的，任務(wù)追蹤有什么用？花這么多錢還不如給大家買零食。是不是看我們不順眼想折騰我們？消極怠工……

Q3：軟件應(yīng)該是一項“福利”

其實團隊跟員工的利益本來是相關(guān)的，甚至團隊買了一個軟件對于員工來說應(yīng)該是一項新型“福利”，而不是一項管理制度。利用軟件來改進協(xié)作與溝通方式，最能感受到便利的就是員工。

團隊管理者想要借助工具改變團隊，首先該改變管理思維：軟件不重要，最重要的是人。

1.讓員工感受到好處的軟件才能用的起來；

2.光用軟件還不夠，還要洞察其背后的管理理念，建立自己的邏輯體系。

1.

“我們公司花錢買了個軟件幫我們做時間管理”

vs

"我們公司花錢買了個軟件監(jiān)督我工作”

我們ceo有一次在開會的時候曾經(jīng)說過一句話，“生活也是工作的一部分 ”，立馬遭到了底下人的反駁“工作只是生活的一部分”，全場哄然。好在我們團隊十分扁平，老板也并不以為意，況且站在二者的角度，這兩句話一點毛病都沒有。

不管工作和生活哪是哪的另一部分，道理是一樣的：做日程規(guī)劃、任務(wù)管理，總歸離不開工作和生活。有些人熱衷于做時間管理，卻發(fā)現(xiàn)執(zhí)行的時候，生活很難按照自己設(shè)定的軌跡前進，就是因為工作中的計劃變動往往是難以預期的，你要生活，就得工作，強行把生活和工作割裂開來，根本不現(xiàn)實。如果公司購買的協(xié)作軟件，除了能讓你安排上班時間的任務(wù)，還能把自己下班時間的安排清清楚楚的協(xié)商，不僅能把你從無盡的焦慮中解脫出來，還會讓你“活得像一支隊伍”——所有人都知道你在什么時間在認真生活，多么重要的工作也不能打擾你的生活。你甚至可以用軟件來“管理”你的領(lǐng)導，親測可用：

我的健身房就在公司的附近，每天的瑜伽或者zumba課程基本安排在下午六點半左右；而我司，北京+互聯(lián)網(wǎng)+初創(chuàng)團隊，大家都知道意味著什么——無止盡的加班。可我從來沒有耽誤過一次難得的zumba課程。因為每天的運動是我第二天戰(zhàn)斗力的保障，我每天都在日程里安排固定的6:30—8:00的運動時間，并且還在工作日報里不停的提醒我的領(lǐng)導：不要在此段時間安排工作，我必須要運動，才能保證第二天的戰(zhàn)斗力。

2.

依賴腦力做決策，人的不穩(wěn)定性

vs

軟件工具的科學性

好，說了這么多，現(xiàn)在我們回到題主對軟件在工作中的需求上面去：分配任務(wù)，任務(wù)監(jiān)督，統(tǒng)計工時的協(xié)作類工具。

說起工作中的任務(wù)與協(xié)作，題主的訴求翻譯過來就是：事事落實到人（分配任務(wù)）、事事有追蹤（任務(wù)監(jiān)督）、任務(wù)有反饋（包括進展、用時、遇到的問題等等）。這一個流程下來，要滿足的絕對不僅僅是表面的這幾個訴求。

分配的任務(wù)從哪來？從計劃中來——計劃可視化，可能如何實現(xiàn)？豐田的“看板”管理法；任務(wù)分配好了，到了時間，相關(guān)負責人忘了怎么辦？——計劃自動下發(fā)到日程，用G.T.D.的方法去完成工作；如何針對任務(wù)進展進行溝通？（比起監(jiān)督，我們更傾向于溝通這個動作）——工作日報，包含今天做了什么，進展如何，遇到了什么困難，是否需要部門協(xié)作，嘗試的解決方法是什么，明天的計劃安排？還有，這一整天的工作，都有什么值得記錄和分享收獲？

這一套流程基本覆蓋整個工作流程，但我們前面說了，如果這個軟件的功能全部都是工作，花了錢也用不起來。要讓員工在軟件里規(guī)劃自己的生活，感受到平衡工作和生活的益處，才是對員工有價值的軟件；另外，軟件還要十分簡單高效：5分鐘學會，5分鐘做完日程管理，5分鐘寫完工作日志，簡單就是高效。

5分鐘做日程安排：工作時間，早9:00—晚5:00，生活時間，晚5:00—晚11:00，早5:00—7:00，每一個時間段都有各種性質(zhì)的安排。日程是工作中需要時間管理的部分，可用的時間管理理念：G.T.D.，番茄工作法，重要緊急四象限，思維導圖。這些理論被反復驗證在時間管理中有效，有一大批追隨者，如果能用在工作中，對時間管理愛好者來說是手到擒來的事。

舉個例子，我一般這樣安排日程：

我的重要緊急四象限（可以自定義名稱）兩個與工作有關(guān)，兩個與生活有關(guān)，一個學習提升，一個生活瑣事；把所有工作的安排區(qū)分緊急和不緊急，分別填上，把生活上要看的書和逛超市要買的東西也寫上；然后切換到時間視圖（G.T.D列表式）拖拽劃分時間段，查看空白時間有沒有什么遺漏的事情補上，因為默認新建任務(wù)是重要不緊急象限的任務(wù)，就再回到象限視圖劃分象限。

這一流程看起來復雜，其實做起來從來不會超過5分鐘，因為工作上的任務(wù)前一天的工作日報里都思考過，再加上計劃自動下發(fā)；生活上的學習內(nèi)容一般都是一段時間內(nèi)的重復性任務(wù)，包含“吃維生素”這樣易忘瑣碎的小事。在工作的時候會用到的番茄工作法和思維導圖也都集成在應(yīng)用里，省去了到處找工具的時間，也能很好的記錄工時、保存成果。

5分鐘寫完工作日報：看到工作日報，第一反應(yīng)是那種雞肋一樣毫無用處的紙質(zhì)文稿。別著急，我們ceo曾經(jīng)就是一個對“工作日報”不滿的某國企員工，只不過他行動力一流，決定找?guī)讉€人做一款軟件來讓工作日報這件事變得【簡單】，變得【有用】。

看看我們的工作日報生產(chǎn)流程，就一句話：一鍵生成，補充心得。

工作日報不應(yīng)該是一個單方面溝通的管理工具，而是雙向溝通的協(xié)作工具，用來記錄做了什么、溝通困境、協(xié)作解決、計劃下一步的行動，才能發(fā)揮工作日報的真正價值。這些東西如果依賴開會一對一溝通，人的不穩(wěn)定性和花費大量的時間，會導致投入產(chǎn)出比非常高。我們要建立穩(wěn)定的機制確保充分溝通，還要用一個最簡單的方法去完成這件事。

我們?yōu)榱税压ぷ魅請筮@件事變得簡單，在筆記里面預設(shè)了K.P.T.P模板，按順序是

keep：今日已完成，來自做完并劃掉的日程；problem：問題，需要手動補充，一般來自做日程時隨手記錄的難題；try：要嘗試的措施，來源同上。值得注意的是，這部分可能涉及團隊協(xié)作，影響到同事的日程，例如：題圖需要設(shè)計部劉某支持，時間下午4點之前交給我，要求云云。我寫出來，在日報里艾特劉與其商議可行的時間，以免打擾其日程安排，商量好以后，劉就會告訴我：給我發(fā)一條任務(wù)。

任務(wù)到了時間會有提醒，避免忘記。

plan：明日計劃，大體想一下明天要做什么，這個任務(wù)重不重，一天的時間緊不緊張，是否需要提前做準備。這樣一來心里有數(shù)，下班時間安心做自己的事。

至此，我們建立了非常完善的溝通和反饋機制來確保任務(wù)的進展和方向的正確性，把寫日報和日程的動作都簡化到最低來讓其變得好用。

最近國內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)公司都在流行推行扁平化，我們的感受是，當我們在工作中占據(jù)主動，自由靈活協(xié)作，無障礙溝通，使用科學的工作與穩(wěn)定的協(xié)作工具，能夠讓工作這件事變得可愛一點點。

我們就是為了這么一點點在努力。

關(guān)于日事清

日事清是一款時間管理與團隊協(xié)作軟件。

如果您是個人，日事清能幫助您規(guī)劃日程、To do list，實現(xiàn)G.T.D.、實踐重要緊急四象限。

如果您是團隊，日事清有工作日報、看板，能幫助團隊做到事事落實到人、事事有追蹤、有考核結(jié)果的期限、后續(xù)結(jié)果有反饋。

人與人之間為什么需要溝通？

無論是朋友之間，還是同事與同事之間，或者是上級與下屬之間，都有溝通的必要性。

人與人之間，都是獨立的個體，如果你不表達，不說話，他人是很難了解你這個人是怎樣的人，而你不說話，除非你擁有一些常人沒有的特殊權(quán)力可以去指控他人，不然人家沒辦法和你合作，或者不會聽你的話。人與人之間的要合作的話，首先得互相建立信任度，而信任度就源于兩人之間的互相溝通，而溝通不僅僅是包括語言的表達，更多也包含是眼神之間接觸、身體肢體語言的影響，所以如果你不溝通，大家沒有信任，沒信任就不會影響到他人，自然也不會到合作這一地步，但你現(xiàn)在這個社會上，一個人能做多少事？包括在公司的同一個部門、兩個不同部門的合作，更需要去溝通，不然怎么把事做好，達到各自的目標？你不說，對方咋知道你的想法？你不聽對方說，你怎么知道他的期望是什么？這不就需要溝通了么？

人無利而不往——我們要強調(diào)溝通帶來的好處有哪些？

讓別人認識你這個人，了解你的為人與特點，與你建立信任的關(guān)系，在這個信任的基礎(chǔ)上，才能去談合作或者協(xié)作，這樣你完成你的目標或團隊的目標。溝通能表達自己的想法，通過邏輯的表達，讓別人知道你的想法，你可以通過這個來影響他人。溝通會改變你在別人心中的印象。溝通會激發(fā)團隊

當你在采取新的計劃或者政策的時候，你會通過與下屬產(chǎn)生溝通 ，把他們提的建議與你的提議匯總，當下屬發(fā)現(xiàn)你聽取了他的建議或者參考了他的建議后，他們會認為是自己做出來的計劃，就會自己產(chǎn)出積極和主動性，全心全意去完成。這樣作為一名管理者，可以提升了工作的效率。

讓團隊成員意思到溝通的重要性該怎么做？

1.在公司/團隊中一直強調(diào)溝通的重要性，反復強調(diào)的說；2.自己身體力行去溝通，用行動來教他們，并且讓他們體會到溝通做好的好處是什么；3.營造一個良好的溝通氛圍，包括讓團隊成員大膽地表達自己，鼓勵他們說出真實的想法，而不是只是想一言堂、只聽好話的氛圍。4.正地引導他們，從正面上表達，而不是用在吐槽或者抱怨。

舉個例子，孩子發(fā)燒，媽媽通宵照顧孩子一晚沒睡，并且把早餐也做好了，孩子發(fā)燒好了，你可以說：“媽媽辛苦了，你去休息一下吧，白天就讓爸爸來照顧孩子吧！”，也可以說：“媽媽你通宵了一晚上，臉色太難看了，爸爸不上班來照顧孩子，你先去休息吧！”

你是選前面那個還是選后面那個呢？正面引導的就應(yīng)該選前面的那個。

5.作為上司或者團隊領(lǐng)導，要主動去建立這樣的溝通關(guān)系與渠道，不能等下屬來做。

作為上司或者團隊的領(lǐng)導，就應(yīng)該主動去找下屬聊，去溝通，讓下屬明白這溝通對兩人之間的重要性，并且要建立適合大家溝通的渠道，比如定時面對面交流，每天的微信匯報、每周郵件抄送等。