新型的采購管理模式主要是指借助信息管理平臺實現(xiàn)的信息化采購。對于傳統(tǒng)的管理模式，新型的采購管理的優(yōu)勢表現(xiàn)在簡化采購流程，信息透明、管理規(guī)范等幾方面：

一、借助電子商務(wù)平臺進行網(wǎng)絡(luò)采購，可以擴大物資采購的招標(biāo)和比質(zhì)比價范圍，提高采購效率，降低采購成本。采購物資報價不僅僅只限于二、三個廠商，可能是七、八家左右或更多，這可大幅度降低采購費用、降低采購成本，也大大提高了物資采購的工作效率，能及時滿足和補充各生產(chǎn)單位的物資需求。

二、在網(wǎng)上進行物資采購,可促使物資采購定量化、科學(xué)化，減少物資采購過程中的隨意性和不公開性，通過物資資源信息的掌握與調(diào)控，可以做到陽光采購、廉潔采購。

三、可以增強物資供應(yīng)管理的執(zhí)行力度，如可以從計劃管理、供應(yīng)商管理、采購方案、采購方式、質(zhì)量管理、價格管理、合同管理、資金管理、儲備管理、廉潔建設(shè)等十個方面設(shè)置控制點，對物資的進、銷、存全過程進行監(jiān)控。

四、可以加大對物資采購人員的監(jiān)管力度。分公司業(yè)務(wù)部室人員在接到從集團公司管理部審核后的采購計劃后，必須利用網(wǎng)絡(luò)在入圍供應(yīng)商范圍內(nèi)發(fā)布招標(biāo)和比價信息，對不執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)采購的人員進行處理。

五、可以充分發(fā)揮效能監(jiān)察的作用。企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)對供應(yīng)商進行動態(tài)管理，定期對供應(yīng)商進行量化考核，對不合格的供應(yīng)商進行淘汰，把潛在的優(yōu)秀供應(yīng)商吸收到網(wǎng)絡(luò)中，保證廉潔采購。

六、利用采購管理系統(tǒng)對倉儲管理，一是可以節(jié)省大量的時間、人力和物力；二是對數(shù)據(jù)進行處理。如物資的進、銷、存量及各種物資的型號，規(guī)格、數(shù)量，隨著物資實體的移動，會產(chǎn)生許多新的信息，用人工方法處理這樣繁雜的數(shù)據(jù)很難做到及時準確，而用計算機處理這種大批量的數(shù)據(jù)，就能做到快速準確，大大地提高工作效率。

三是自動控制；利用計算機進行倉儲管理，可以實現(xiàn)倉儲管理的自動化，簡化手續(xù)、減少差錯、加快物資周轉(zhuǎn)、壓縮庫存資金，從而達到合理進貨、計劃供應(yīng)，在最小庫存量和最大供應(yīng)量之間尋求最佳動態(tài)平衡，以求得最大經(jīng)濟效益。

如果把各種物資的編號、名稱、規(guī)格、單位、單價、存放地址，最高庫存量、最低庫存量等存入計算機，再將入庫、出庫量不斷輸入計算機，便可隨時掌握庫存情況。如果產(chǎn)品可能積壓或需要進貨時，計算機會自動顯示或打印清單，提醒管理人員注意。

四是可實現(xiàn)倉儲管理的標(biāo)準化、流程化，利用計算機管理倉儲，可以做到事前、事中、事后的管控，提高管理工作水平。

七、利用網(wǎng)絡(luò)可使各崗位職責(zé)權(quán)限清晰，分工明確。使物資的各項單據(jù)、合同以及賬本都做到電子管理，以實現(xiàn)辦公自動、管理的現(xiàn)代化。

八、利用網(wǎng)絡(luò)，可使各項應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款和掛賬實行系統(tǒng)化管理，提高資金使用效率。

信息化的時代，就必須有信息化的管理手段和信息化的管理方式，物資采購和倉儲管理要滿足生產(chǎn)所需，就要跟上信息化時代的步伐。因此，我們要借助電子采購管理平臺，實行網(wǎng)絡(luò)物資采購和計算機倉儲管理，以改造中國傳統(tǒng)的物資采購理念、方法、習(xí)慣和倉儲管理方式，公開物資采購過程，規(guī)范物資采購行為，提高倉儲的現(xiàn)代化管理水平。

庫存系統(tǒng)作為電商后臺系統(tǒng)中不可或缺的一部分，雖然公司業(yè)務(wù)千差萬別，但主要的元素卻是相似的，文章主要是根據(jù)自己的經(jīng)驗來淺談一下庫存系統(tǒng)的設(shè)計。亦作為一個自我工作的總結(jié)和梳理。

庫存管理系統(tǒng)，簡單的說，就是管理商品和數(shù)量之間的關(guān)系。在功能劃分上，主要包括商品庫存數(shù)量、入庫、出庫、盤點幾個部分。

一、商品庫存

即各個商品的數(shù)量管理。需要注意的是，在系統(tǒng)里需要保證商品的唯一性。在這里，涉及到以下幾個數(shù)量：

庫存總數(shù)：目前倉庫里還剩余的真實數(shù)量；可用數(shù)量：可以用于銷售、調(diào)撥等的數(shù)量；鎖定數(shù)量：指已經(jīng)有了去處或者計劃，但還未真正出庫的數(shù)量（該部分在很多系統(tǒng)中，又會根據(jù)業(yè)務(wù)的不同而分成多個部分，在這里，暫且統(tǒng)一稱之為鎖定數(shù)量）；

當(dāng)然，在實際設(shè)計過程中，還會涉及到其他的值和功能點，以下幾點可作為參考：

可以針對每個商品，做一個商品的歷史變動明細、或根據(jù)不同維度做一些簡單的數(shù)量統(tǒng)計；設(shè)置閾值，當(dāng)數(shù)量小于某個值時，給出通知或提示，以告知相關(guān)人員進行采購；每個商品從采購到出庫，每一個商品的流向進出都需要有所記錄。在設(shè)計過程中，這一點是特別重要的，但卻也是最復(fù)雜的，因為每一個業(yè)務(wù)通常都有很多的環(huán)節(jié)，會涉及到審批、物流、成本價等等，一個不小心，數(shù)據(jù)就會出現(xiàn)偏差；

二、商品入庫

商品入庫即商品數(shù)量增加的情形，主要包括采購、退貨和調(diào)撥幾種情形：

采購：即倉庫向供應(yīng)商進行采購。（在不同的公司不同業(yè)務(wù)中，可能會涉及到很多的層采購，流程的復(fù)雜程度也隨之各不相同）；退貨：從商城等的退貨；調(diào)撥：從其他倉庫調(diào)撥過來；雖然看起來入庫包含的內(nèi)容不是很多，但實際上是倉庫系統(tǒng)的設(shè)計在后臺系統(tǒng)中卻是較為復(fù)雜的一部分。不同的業(yè)務(wù)，需要考慮的因素太多，每一個商品，每一個批次，每一個入庫的類型，還有相關(guān)的物流信息等，都需要反復(fù)思考和優(yōu)化。

那么，下面就來介紹一下商品的入庫流程及每一個環(huán)節(jié)中可以考慮的問題吧。

1、采購

采購單信息：作為一批貨品的采購信息，需要保證商品信息的完善和準確性；預(yù)估功能：對各個商品的出庫數(shù)量做一個周期性的預(yù)估，以便更好的進行庫存控制；采購提醒：在系統(tǒng)中可以設(shè)計一個監(jiān)控功能，當(dāng)商品可用數(shù)量少于一定值時，提醒采購；快捷填寫采購單：因為錄入采購單比較耗時，所以是否可以考慮做一個快捷填充的入口，比如可以根據(jù)上次的采購數(shù)量生成一個基礎(chǔ)的采購單，然后再在自動生成的采購單基礎(chǔ)上進行修改。當(dāng)然，此方法是否可行還要看具體業(yè)務(wù)流程，在此只是作為一個參考；采購審核：在一些業(yè)務(wù)流程中，填寫采購單后，是需要相關(guān)負責(zé)人先進行審核的，審核通過后會根據(jù)審核結(jié)果生成一張真正的采購單。此時，要考慮在審核過程中允許操作的點，比如是否允許修改數(shù)量、規(guī)格等；采購狀態(tài)：需要提供一個可以追蹤的界面，以便知道申請進度；權(quán)限：還需要注意的是，每個狀態(tài)下每個角色的操作權(quán)限。比如哪些人可以申請采購，哪些人可以審核等；2、退貨

在這里，所指的入庫是已經(jīng)從倉庫里面發(fā)出，之后再進行退還的過程。此過程中需要考慮的點有：

退貨狀態(tài)：雖然這是屬于訂單系統(tǒng)里面的內(nèi)容，但在倉庫系統(tǒng)里面最好也有所表示，這樣有利于倉庫管理者監(jiān)控商品的動態(tài)；退貨倉庫：考慮在庫存里，是否需要把退貨部分單獨統(tǒng)一管理；退貨商品成本：在有的系統(tǒng)中，從供應(yīng)商采購再到最后零售的過程，可能會存在斷層的情況，而且每一批商品的成本價可能會有所不同，此時就需要直接從入庫單開始，實行先買先賣的原則，當(dāng)退貨時，就需要保證退回的商品退到了原始批次上；這一操作，主要是為了財務(wù)對賬做準備3、調(diào)撥

這就涉及到兩個倉庫之間的數(shù)量變化了?；旧险{(diào)撥中倉庫之間的變化如下：

如上圖所示，若要從倉庫A調(diào)撥50個某商品到倉庫B，則：

發(fā)貨倉庫：發(fā)起調(diào)撥后，發(fā)貨倉庫需要先鎖定庫存，此時，可用數(shù)量減少。發(fā)貨后，鎖定庫存為0，,總庫存減少；收貨倉庫：在真正入庫之前，一切數(shù)量均不改變；

三、商品出庫

商品出庫主要包含：銷售（經(jīng)銷商/零售/線上/線下/不同平臺和渠道等）、調(diào)撥出庫

1、銷售

銷售出庫是最主要的一種出庫形式，雖然銷售的形式、渠道等都各不相同，但主要的邏輯都是相似的。

舉個簡單的例子：倉庫A里面目前還有可口可樂500箱，有100箱已經(jīng)賣出去了，但買家要明天才來提貨。那么這100箱就會被鎖定，不可再用于其他地方，此時，可用的只有400箱。若買家又不想買了取消了訂單，那么被鎖定的100箱庫存又被釋放，可用數(shù)量再次變?yōu)?00箱。

2、調(diào)撥：如入庫調(diào)撥所示。

四、倉庫盤點

盤點主要是用于管理倉庫實際值與系統(tǒng)值的差異的。理論上來說，若商品的各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)都準確的話，實際值與系統(tǒng)值應(yīng)該是一致的。但實際中可能會有一些系統(tǒng)檢測不到的因素影響了真實的庫存，這就需要倉庫進行周期性的盤點了。

盤點之后，若實際值與系統(tǒng)值不一致，就需要把系統(tǒng)值修改正確，這時，可以通過人工或者自動生成出入庫單的形式去修改系統(tǒng)值，而且修改的這部分數(shù)據(jù)是需要做出標(biāo)記的，以便于財務(wù)之后的對賬。（當(dāng)然，實際設(shè)計中如何處理這部分差異，還要看業(yè)務(wù)性質(zhì)和需求）

由于在實際的設(shè)計中，倉庫系統(tǒng)涉及到的東西比較多，而且與業(yè)務(wù)的相關(guān)度比較高，不同的業(yè)務(wù)，設(shè)計出來的庫存系統(tǒng)會有很大的差別，這里僅做了一個簡單的概括和總結(jié)，若有其他的建議和方法，歡迎交流分享。

本文作者：姜蕁