類似的系統(tǒng)，之前用過一款免費(fèi)的開源項(xiàng)目禪道，當(dāng)時由于我們的技術(shù)人員沒部署好，有些東西顯示不了，就這么擱淺在那了，后來在技術(shù)開發(fā)群里咨詢同行的小伙伴們，大家一致投票的有兩款工具，一個是trello，二是tower。

兩款工具差不多，選一款就可以

兩款工具差不多，功能很相似，選一款就可以了，下面是trello的主頁，這套工具應(yīng)該是國外的服務(wù)器，打開比較慢，這是主觀感覺。

tower是國內(nèi)的，打開速度比較快，可以微信登錄

功能

這里只用tower做個簡單的介紹，因?yàn)閠rello打開實(shí)在是太慢了，雖然我前期用這套工具用的比較多，tower感覺更符合國內(nèi)人的習(xí)慣。

先建立團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目，在項(xiàng)目中建任務(wù)，建項(xiàng)目的時候有兩種類型可以選擇，普通的和看板式的，普通項(xiàng)目的界面如下

是很普通，看板有點(diǎn)像按任務(wù)的狀態(tài)分類的，點(diǎn)完后增加了一個默認(rèn)的配置功能，以前這個建完后是需要自己再創(chuàng)建分類看板的，現(xiàn)在增加了用戶體驗(yàn)，建看板的時候直接給你了很多選項(xiàng)。比如我們建一個員工招聘的項(xiàng)目，看看是個什么樣子

按照狀態(tài)給你分門別類了，當(dāng)初小編用的時候還沒有這么貼心，進(jìn)去之后要自己建看板。

創(chuàng)建好之后可以添加任務(wù)，可以指派誰在哪個時間段完成。

使用體驗(yàn)

說一下使用體驗(yàn)，拖拽式的，這個還好，很方便。每個任務(wù)完成后可以拖拽到下一個流程狀態(tài)中，可以設(shè)置優(yōu)先級， 可以統(tǒng)計每個任務(wù)的狀態(tài)

以及每個狀態(tài)下的任務(wù)完成情況（這兩個功能我記得之前好像沒有）

但項(xiàng)目任務(wù)的截至?xí)r間和日歷貌似不相干

能在日歷中看到任務(wù)列表的截至?xí)r間就好了。還有一個功能小編沒找到，在一個頁面，能夠看到當(dāng)前時間每個人做的項(xiàng)目以及進(jìn)度。

小伙伴們，你們現(xiàn)在用的項(xiàng)目管理工具是什么？歡迎在評論區(qū)留言討論

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石墨文檔是一款團(tuán)隊(duì)使用的多人實(shí)時協(xié)作工具，也是企業(yè)全新的文檔辦公方式，你可以直接訪問官網(wǎng)（https://shimo.im/）或下載 App 使用。石墨文檔的特色功能包括多人協(xié)作的文檔、表格；文檔、文件夾的權(quán)限管理等。

邀請協(xié)作者

添加協(xié)作者，邀請小伙伴來一起來進(jìn)行編輯、評論等操作。

文檔協(xié)同編輯

多人實(shí)時編輯同一個文檔，每個人當(dāng)前編輯的段落前會顯示各自的頭像，這樣大家就能實(shí)時看到每個人編輯的內(nèi)容。

這個功能能極大提高方案討論、會議記錄、翻譯協(xié)作等工作的效率。

文檔分享

你創(chuàng)建的所有文檔，都能選擇只讀/可寫狀態(tài)，并通過鏈接分享或掃碼分享的方式輕松分享給同伴。

劃詞評論

針對文檔的某處細(xì)節(jié)即時討論，告別 Email+IM 的低效時代。

歷史查看&還原

所有的編輯歷史都將自動保存，隨時追溯查看，還可一鍵還原到任一歷史版本。

插入圖片&目錄

文檔/表格實(shí)時保存在云端，即寫即存。支持圖片拖拽上傳、文檔目錄等功能。

表格協(xié)同編輯

多人、多平臺表格實(shí)時編輯，毫秒級同步響應(yīng)。編輯者進(jìn)入表格后，右上角會有小頭像顯示。

表格格式編輯

根據(jù)你的需要，可以選擇文字、單元格的邊框顏色和樣式，讓表格內(nèi)容更具辨識度。

表格公式

支持 400 余種函數(shù)公式，包括財務(wù)、統(tǒng)計、文本、邏輯、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)等多個領(lǐng)域。常用公式除了求和、平均、計數(shù)、最大值和最小值，還有 VLOOKUP、COUNT、IF、SUMIF 等。

邀請協(xié)作者

點(diǎn)擊“協(xié)作”按鈕添加協(xié)作者，支持快捷添加最近使用、企業(yè)成員；也可以輸入郵箱、姓名查找進(jìn)行郵箱邀請，或掃描二維碼進(jìn)行微信邀請。

離線編輯

表格在編寫過程中遇到斷網(wǎng)、弱網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)斷開的情況，你可以在離線狀態(tài)下繼續(xù)編寫，且編寫的內(nèi)容會保存在本地。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境一旦恢復(fù)，所有內(nèi)容和操作將自動保存。

歷史 & 版本管理

表格的歷史能夠清晰重現(xiàn)協(xié)作者在什么時間對表格進(jìn)行了怎樣的修改，還能點(diǎn)擊預(yù)覽歷史版本，一鍵還原到當(dāng)前版本。

團(tuán)隊(duì)文件夾

用團(tuán)隊(duì)文件夾管理企業(yè)共享資料，實(shí)時更新，隨取隨用。

插入外鏈音視頻石墨文檔已支持通過鏈接插入優(yōu)酷的視頻和網(wǎng)易云音樂的音頻，并且視頻、音樂可直接在文檔頁面內(nèi)播放，無需跳到新頁面，更加方便快捷。工具欄點(diǎn)擊“插入”，選擇“媒體”，點(diǎn)擊“在線媒體”，將音視頻鏈接粘貼到文本框，回車確認(rèn)，一條音頻或視頻就插入好了。

注：目前只有 Web 支持插入外鏈音視頻，Web & mobile 支持播放。

播放本地上傳的音頻

石墨文檔插入音頻功能升級，現(xiàn)支持上傳任意格式的本地音頻，并且音頻無需下載可在文檔內(nèi)直接播放，但有一點(diǎn)需要注意的是之前已上傳的音頻附件不會自動轉(zhuǎn)換為可播放樣式。

工具欄點(diǎn)擊“插入”，選擇“媒體”，點(diǎn)擊“本地音頻”，上傳成功后，點(diǎn)擊“”按鈕，開始播放。

注：目前只有 Web 支持上傳本地音頻，Web & mobile 支持播放。

音頻轉(zhuǎn)文本

文字工作者的福音來了！現(xiàn)在石墨文檔已支持中文音頻文件一鍵轉(zhuǎn)文字，會議錄音可直接轉(zhuǎn)換為會議紀(jì)要，采訪錄音可一鍵轉(zhuǎn)換為文字稿……大家終于可以從繁重的音頻轉(zhuǎn)文本工作中脫離出來了。

點(diǎn)擊音頻文件右側(cè)的“┇” 按鈕，點(diǎn)擊“音頻轉(zhuǎn)文本”，稍作等待音頻就轉(zhuǎn)換成功了，點(diǎn)擊“插入內(nèi)容”，文字就成功添加到文檔。

注：目前該功能只能在 Web 端使用，第一期只支持轉(zhuǎn) 5min 以內(nèi)的音頻文件，免費(fèi)版用戶僅能使用 10 次音頻轉(zhuǎn)文本功能。

插入地圖

當(dāng)我們發(fā)布活動通知時，地點(diǎn)是必不可少的信息。石墨文檔新增插入地圖功能，活動參加者可以在文檔內(nèi)一秒get位置信息，點(diǎn)擊“查看詳情”還可跳轉(zhuǎn)至高德地圖進(jìn)一步查看詳細(xì)的位置和線路信息。

工具欄點(diǎn)擊“插入”，點(diǎn)擊“位置”，在搜索框內(nèi)輸入地址，回車或點(diǎn)擊“搜索”，找到最精確的位置后，點(diǎn)擊“插入”即可；

注：目前只有 Web 端支持插入地圖，Web & mobile 支持“查看詳情”

翻譯整篇文檔

翻譯整篇文檔時，選擇目標(biāo)語言點(diǎn)擊翻譯，則會生成一個目標(biāo)語言的副本文檔在桌面上。

翻譯所選文字

在具體的文檔中，你可以選擇翻譯部分內(nèi)容，選中相應(yīng)的文字即可實(shí)時翻譯到文字框中，然后插入到相應(yīng)位置。

除了將中文翻譯成多種外文之外，目前文檔中還支持將英文文檔翻譯成中文，點(diǎn)擊翻譯時將“源語言”選擇為“英文”，“目標(biāo)語言”選擇為“中文”即可。

一鍵導(dǎo)出成 Markdown 文件

如果你在石墨中編寫的文檔帶有標(biāo)題、有無序列表、任務(wù)列表等格式，可以直接導(dǎo)出成 Markdown 文檔（.md 文件），點(diǎn)擊右上角按鈕導(dǎo)出即可，然后可用其他 Markdown 編輯器打開文檔直接修改和編寫。

一鍵導(dǎo)入 Markdown 文件

你在其他編輯器編寫好的 Markdown 文件，除了文字之外，小表格內(nèi)容也可以直接導(dǎo)入到石墨文檔，保留了主流的 Markdown 語法，方便你在石墨中繼續(xù)編寫文檔。

石墨目前支持的 Markdown 語法：

一級、二級、三級標(biāo)題（相應(yīng)數(shù)量的 # 號 + 空格）有序列表（數(shù)字 + 點(diǎn)“.” + 空格）無序列表（星號“*” or 減號“-” + 空格）任務(wù)列表（一對中括號"[]" + 空格）引用（大于號 “>” + 空格）插入代碼塊（行首輸入``` + 空格）分隔線（行首輸入--- + 空格）

使用 Markdown 編寫文檔的優(yōu)點(diǎn)：

專注于文字內(nèi)容而不是排版樣式，安心寫作；輕松的導(dǎo)出 .md 文件；純文本內(nèi)容，兼容所有的文本編輯器與文字處理軟件；隨時修改你的文章版本，不必像字處理軟件生成若干文件版本導(dǎo)致混亂；可讀、直觀、學(xué)習(xí)成本低。

Ps：石墨文檔 Markdown 文件導(dǎo)入導(dǎo)出功能目前支持電腦網(wǎng)頁端，你可以在電腦網(wǎng)頁端進(jìn)行體驗(yàn)。

文章來源：石墨文檔（ID：shimodocs）

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↙↙↙點(diǎn)擊進(jìn)入萬老師微店

井井有條，交互親切，難得的是功能全面但并不多余和繁瑣，很棒。非常喜歡！

很多開發(fā)者，團(tuán)隊(duì)，或者是我們工作，學(xué)習(xí)生活等，都是需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作運(yùn)營。而交流，會議等方式通過一款軟件直接交流就最好了。

有人問：最好的協(xié)作的軟件不是「微信」嗎？實(shí)際上并不是這樣的，我來推薦幾款非常棒的協(xié)作類軟件，您來瞧瞧。

提示：下述軟件不包含國內(nèi)使用的微信，微博，釘釘，脈脈，以及負(fù)有爭議的電報。

Slack

Slack 提供了一種非常簡單的方式與您的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通。該應(yīng)用程序在設(shè)備之間同步，可以通過Web訪問。提供文件共享，私人和組消息，搜索和歸檔以及可配置的通知。

可以在應(yīng)用對其分類，所有團(tuán)隊(duì)的消息，文件和服務(wù)在一個地方。所有的團(tuán)隊(duì)溝通在一個地方。一對一和群組對話的實(shí)時消息和文件共享?；緦?shí)現(xiàn)無縫交流。

并且，Slack 與 Dropbox，Twitter 和 Google Drive 的集成，讓您永遠(yuǎn)不會錯過任何事情，及時發(fā)現(xiàn)，及時處理。免費(fèi)下載，全平臺使用。

iOS 版下載：https://itunes.apple/cn/app/id618783545?mt=8

安卓版下載：http://t/R0qiIfy

Quip

Quip 是一款現(xiàn)代文字處理器，使用軟件能夠讓管理員與其他人在文檔，電子表格甚至待辦事項(xiàng)列表上進(jìn)行協(xié)作。

該軟件創(chuàng)建新文檔是非常容易的，并邀請他人對其進(jìn)行更改。所有更改和注釋將被實(shí)時反饋給小伙伴并自動保存，因此您不會錯過任何節(jié)拍。

在 Quip 中有一個完整的聊天功能，在軟件里的所有文檔都可以導(dǎo)出到其他應(yīng)用程序，如 Dropbox，Evernote，Google Drive 等。如果您大量處理文檔和電子表格的協(xié)作工作，Quip 值得免費(fèi)下載。

iOS 版下載：https://itunes.apple/cn/app/id647922896?mt=8

安卓版：http://t/8sQ0Lbc

Google Keep：

說到這款軟件，如果您可以使用 Google 服務(wù)，那么 Keep 是您完美的筆記本應(yīng)用。

您的所有筆記類數(shù)據(jù)都可以通過 Google 的云端服務(wù)輕松訪問，因此無論您正在使用什么計算機(jī)或移動設(shè)備，您都可以獲取筆記。

使用 Google Keep，您可以在重要的筆記上設(shè)置提醒，并且可以與朋友和家人分享您的筆記和列表。

軟件免費(fèi)下載，沒有高級版，依靠谷歌服務(wù)，的確很棒。（iOS 版美區(qū)下載）

iOS 版：https://itunes.apple/US/app/id1029207872?mt=8

安卓版：http://t/R0q6urJ

Trello

這是一種強(qiáng)大的項(xiàng)目管理工具，對于一款項(xiàng)目類應(yīng)用程序，Trello 提供了許多有用的功能。

創(chuàng)建一個板，添加一個列表，然后彈出可以包含任務(wù)，文件，照片和清單的卡片式結(jié)構(gòu)。

您可以將項(xiàng)目分配給他人，接收通知，對卡進(jìn)行協(xié)商評論等等。Trello 可以通過 Web 訪問，Mac 新版也已經(jīng)上架 App Store 中，全設(shè)備覆蓋，因此可以隨時隨地處理項(xiàng)目。

據(jù)我所知，目前全國所有科技類型公司，大部分都在使用 Trello 協(xié)同辦公。

Trello 是一個使用看板方法的項(xiàng)目管理應(yīng)用程序，推薦免費(fèi)下載。

iOS 版下載：https://itunes.apple/cn/app/id461504587?mt=8

安卓下載：http://wandoujia/apps/com.trello

Go ToMeeting

我一直認(rèn)為，會議是面對面的模式，電話會議是不是過時了？

不，并沒有。我曾經(jīng)聽過蘋果的官方企業(yè)講座。Apple 的工作人員告訴我，庫克曾經(jīng)說電話會議是最偉大的發(fā)明之一。

而這款是蘋果企業(yè)軟件推薦之一的產(chǎn)品，來自思科的 Go ToMeeting。我對這款軟件不太了解，特意查詢了一下，其實(shí)資料并不多。更多好玩功能希望你可以動手下載使用看看。

借助 GoToMeeting，可以在您的移動設(shè)備上隨時隨地召開會議。可以從您的 iPhone、iPad 或 iPod touch 加入、召開或安排公司電話會議。

軟件甚至能夠一鍵啟動會議，然后將會話無縫轉(zhuǎn)移到您的 Mac（反之亦然）。召開者為付費(fèi)，參與者免費(fèi)，的確很方便。

用慣 QQ 的群視頻功能的人，嘗試用一下這款應(yīng)用吧。

iOS 版下載：https://itunes.apple/cn/app/gotomeeting/id1239774423?mt=8

安卓下載：

最美尾巴

對于協(xié)作類應(yīng)用，最重要的就是效率的提升，操作更加方便簡潔。

而這些應(yīng)用恰好切中了不少人的神經(jīng)，希望能夠?qū)δ銈冇兴鶐椭伞?/p>

下載地址

下載最美應(yīng)用客戶端, 馬上擁有所有好用、好玩、好看的「最美應(yīng)用」！

（如鏈接不可點(diǎn)擊，前往 App Store 或各應(yīng)用商店搜索「最美應(yīng)用」即可~）

本文著作權(quán)歸作者所有，并授權(quán)最美應(yīng)用獨(dú)家使用，未經(jīng)最美應(yīng)用官方許可，不得轉(zhuǎn)載使用。

你知道嗎？阻止團(tuán)隊(duì)多人協(xié)作甚至跨部門合作成功其實(shí)輕而易舉：一封等待緊急處理卻遲遲未回復(fù)的郵件，最新完整信息必須向每位成員一一索取都能讓協(xié)作鏈中的一個節(jié)點(diǎn)外滑脫落。反之解決這些問題也很容易——你需要在線團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具！

在線團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具是什么？一般是指多人通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)實(shí)時編輯文檔的平臺。通常可以用來寫作、記錄、同步匯總信息等，實(shí)現(xiàn)多終端云辦公，減少線下繁雜流程，降低溝通成本，即時通過內(nèi)容編輯、留言評論來溝通。

我最早接觸在線多人協(xié)作平臺是在一個MOOC上，當(dāng)時有個作業(yè)要求小組頭腦風(fēng)暴寫出100個創(chuàng)新點(diǎn)子，當(dāng)時我參加的團(tuán)隊(duì)有英美、俄羅斯、日本、印度等全球各地的十位背景各異的同學(xué)，大家身處地區(qū)不同時區(qū)不同，作息時間不同，北京時間晚8點(diǎn)可能是美國夏令時間早5點(diǎn)，雖然同用英語交流無障礙，但按傳統(tǒng)形式共同完成一份作業(yè)需要協(xié)調(diào)時間和商量接力填寫順序后完成。

正當(dāng)大家苦惱的時候，成員中的一位大學(xué)講師提出了我們可以用Google Doc完成，只要能上網(wǎng)，完成不用顧慮其他因素。誠如所言，在線創(chuàng)建了表格后，熟悉的excel界面上手毫不費(fèi)力，大家紛紛填寫并編輯匯總，短短的2天內(nèi)就完成了這次作業(yè)。頓時令我眼前一亮，第一次意識到在線協(xié)作的魅力。

時過境遷，近兩年隨著云辦公在線協(xié)作概念大幅普及，從小微創(chuàng)業(yè)公司到互聯(lián)網(wǎng)大廠都陸續(xù)推出在線協(xié)作的工具與平臺。上面介紹的Google Doc當(dāng)然是此領(lǐng)域的先鋒之一，然而由于“眾所周知的理由”已無法自由使用。百花爭艷的國內(nèi)不缺優(yōu)秀的同類產(chǎn)品，在嘗試了N個國內(nèi)平臺后，在此推薦2個平臺供各位體驗(yàn)，期待大家能由此提升工作效率，輕松勝人一籌。

在開始扔干貨前，我們先來認(rèn)識下在線多人協(xié)作共通的套路，無論平臺大小如何，流程八九不離十如下：

很簡單吧？接下來就讓我們速速進(jìn)入正題吧：

推薦1：石墨——輕量簡潔自由

https://shimo.im/

適合場景：輕格式重文本信息，在線協(xié)作小白入門

石墨的界面與功能完全如它所名，黑白配色相當(dāng)素雅，基本功能足夠用，特別容易上手。

我最早使用之前我負(fù)責(zé)的工作任務(wù)需要每日完成微信文章編寫，需要幾位團(tuán)隊(duì)成員一起從不同渠道搜集素材、激發(fā)靈感、整理寫作思路。我就開始嘗試采用了這個平臺。最方便的就是左側(cè)顯示編輯者名字，右側(cè)顯示留言與討論，整體黑白風(fēng)格讓標(biāo)記彩色的內(nèi)容格外突出。石墨的新建文件分類為文檔或表格，新建文檔出現(xiàn)的界面就是標(biāo)題行和空白正文，自由度高，可以當(dāng)做word+excel的結(jié)合體自由布局。

推薦2：一起寫——熟悉的office味道

https://yiqixie/

同樣以微信文章素材收集為例，比起石墨極簡的界面，一起寫可以說就是office“親兒子”般的在線編輯平臺，你一進(jìn)去，熟悉的味道撲面而來。同樣以微信素材整理為案例，直接新建一個表格文檔就行，自由度雖沒有石墨高，但是“親兒子”能神還原word, excel和ppt，基本功能也一應(yīng)俱全，可以直接導(dǎo)出對應(yīng)格式以及pdf。

在編輯完后，只要分享文件鏈接或直接讓小伙伴來注冊賬號加入?yún)f(xié)作者即可。不小心把別人的內(nèi)容給覆蓋了？不要緊，兩個平臺都有查看修訂歷史功能，讓你一目了然有哪些變動。

雖然工具好用又提升效率，但要養(yǎng)成習(xí)慣非一日之寒。筆者曾經(jīng)在小團(tuán)隊(duì)內(nèi)推行在線協(xié)作平臺，然而等項(xiàng)目結(jié)束后，大家依舊還是恢復(fù)到往常的工作方式中。

究其原因，一方面線上比起線下的辦公軟件功能還是有所簡化的，另一方面，工具只能作為一時，長期固定下來的工作流程與制度并沒有本質(zhì)的改變，在線協(xié)作平臺也就只能作為錦上添花的工具，甚至對某些不喜歡學(xué)習(xí)新的操作軟件的伙伴來說是件吃力不討好的事情。要想徹底實(shí)現(xiàn)高效率云辦公還是任重道遠(yuǎn)的。

有什么適合小團(tuán)隊(duì)的協(xié)作工具？主要是分配任務(wù)、任務(wù)監(jiān)督等，還能有工時統(tǒng)計等功能。要在線版。收費(fèi)、免費(fèi)都行。

這個問題，是小團(tuán)隊(duì)leader遇到管理與協(xié)作問題時的經(jīng)典動作：問一下大家的意見，找到一款合適的軟件來解決問題。如果是華為這樣的大公司，就會去找來IBM的管理咨詢顧問，進(jìn)駐團(tuán)隊(duì)提供解決方案，而這顯然不適合小團(tuán)隊(duì)。

但是問題是，小團(tuán)隊(duì)各個都不一樣，別人的經(jīng)驗(yàn)可能具有很少的借鑒意義；即使覺得某個軟件好用花錢購買，可能也起不到預(yù)想的作用。

Q1：你到底需要什么樣的軟件？

我們的產(chǎn)品顧問在跟進(jìn)客戶的時候，優(yōu)先級放在第一關(guān)注的是：產(chǎn)品到底能不能解決客戶的問題。注意我們的產(chǎn)品顧問都是高級銷售，在每一個客戶身上傾注的時間都耗時長久，所以到最后的客單價往往都非常之高。但是好幾次，產(chǎn)品顧問在給大領(lǐng)導(dǎo)溝通進(jìn)度的時候說，“拒絕了某團(tuán)隊(duì)要求發(fā)合同的請求”（到了這一步往往已經(jīng)準(zhǔn)備好錢買產(chǎn)品了），因?yàn)樾枨笈c產(chǎn)品功能不符，還沒有給出一個能解決對方問題的使用方案。

你可能會覺得他傻，但我們一致認(rèn)為這是“珍惜產(chǎn)品羽毛”的優(yōu)質(zhì)銷售行為。如果客戶本著“買一個產(chǎn)品，推給員工，就能一勞永逸解決問題”的心態(tài)購買了我們的產(chǎn)品，撇開顧問后期為了引導(dǎo)其使用而花費(fèi)的精力不談，一旦產(chǎn)品被認(rèn)為“無用”，以后可能就不會再繼續(xù)合作了。

leader給團(tuán)隊(duì)找這種協(xié)作軟件，“自上而下”強(qiáng)推的工具往往用不起來。成員感受不到軟件對自己的價值，會覺得是“團(tuán)隊(duì)買了一個軟件來監(jiān)督我的工作”，軟件效果就大大折扣。領(lǐng)導(dǎo)覺得花了錢買軟件就能一勞永逸解決問題，而其實(shí)團(tuán)隊(duì)花100塊買軟件，可能只收到了20塊錢的成果，搞不好還要繼續(xù)賠20塊進(jìn)去。在哪賠的？占用團(tuán)隊(duì)的工作時間操作軟件。

Q2：為什么用不起來？

很多人可能在職場混久了，對工作中的【非便利性】變得無動于衷，習(xí)慣了。

:開會永遠(yuǎn)有人遲到，遲到了發(fā)紅包，還能領(lǐng)紅包，多好。浪費(fèi)時間？反正大家都在浪費(fèi)，誰在意，因此打擾到工作什么的，習(xí)慣就“好”；被突如其來的任務(wù)打斷自己的日程，那有什么辦法，在公司里就是這樣呀。下午準(zhǔn)點(diǎn)下班，不管任務(wù)做完沒做完——白天被xx打斷了，我也沒辦法，計劃拖延一天吧；明天要干嘛？難說；這周的計劃？這個月該完成哪些任務(wù)？——一概不知。做一天算一天，我又沒閑著，每天都很努力，事情就是做不完有什么辦法；上周的那個偉大的idea不疾而終……emmmm，反正我就是提了一下，又不是由我來負(fù)責(zé)，現(xiàn)在也很難想起來了，算了吧。

混日子，每天混日子，惰性都出來了，領(lǐng)導(dǎo)眼瞅著這幫人越來越像羊群，拿來一個軟件對大家說：這個軟件很好，能提高效率，做任務(wù)追蹤，做日程安排，做項(xiàng)目總結(jié)，大家用起來。什么結(jié)果可想而知：我們的效率挺高的，任務(wù)追蹤有什么用？花這么多錢還不如給大家買零食。是不是看我們不順眼想折騰我們？消極怠工……

Q3：軟件應(yīng)該是一項(xiàng)“福利”

其實(shí)團(tuán)隊(duì)跟員工的利益本來是相關(guān)的，甚至團(tuán)隊(duì)買了一個軟件對于員工來說應(yīng)該是一項(xiàng)新型“福利”，而不是一項(xiàng)管理制度。利用軟件來改進(jìn)協(xié)作與溝通方式，最能感受到便利的就是員工。

團(tuán)隊(duì)管理者想要借助工具改變團(tuán)隊(duì)，首先該改變管理思維：軟件不重要，最重要的是人。

1.讓員工感受到好處的軟件才能用的起來；

2.光用軟件還不夠，還要洞察其背后的管理理念，建立自己的邏輯體系。

1.

“我們公司花錢買了個軟件幫我們做時間管理”

vs

"我們公司花錢買了個軟件監(jiān)督我工作”

我們ceo有一次在開會的時候曾經(jīng)說過一句話，“生活也是工作的一部分 ”，立馬遭到了底下人的反駁“工作只是生活的一部分”，全場哄然。好在我們團(tuán)隊(duì)十分扁平，老板也并不以為意，況且站在二者的角度，這兩句話一點(diǎn)毛病都沒有。

不管工作和生活哪是哪的另一部分，道理是一樣的：做日程規(guī)劃、任務(wù)管理，總歸離不開工作和生活。有些人熱衷于做時間管理，卻發(fā)現(xiàn)執(zhí)行的時候，生活很難按照自己設(shè)定的軌跡前進(jìn)，就是因?yàn)楣ぷ髦械挠媱澴儎油请y以預(yù)期的，你要生活，就得工作，強(qiáng)行把生活和工作割裂開來，根本不現(xiàn)實(shí)。如果公司購買的協(xié)作軟件，除了能讓你安排上班時間的任務(wù)，還能把自己下班時間的安排清清楚楚的協(xié)商，不僅能把你從無盡的焦慮中解脫出來，還會讓你“活得像一支隊(duì)伍”——所有人都知道你在什么時間在認(rèn)真生活，多么重要的工作也不能打擾你的生活。你甚至可以用軟件來“管理”你的領(lǐng)導(dǎo)，親測可用：

我的健身房就在公司的附近，每天的瑜伽或者zumba課程基本安排在下午六點(diǎn)半左右；而我司，北京+互聯(lián)網(wǎng)+初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)，大家都知道意味著什么——無止盡的加班?？晌覐膩頉]有耽誤過一次難得的zumba課程。因?yàn)槊刻斓倪\(yùn)動是我第二天戰(zhàn)斗力的保障，我每天都在日程里安排固定的6:30—8:00的運(yùn)動時間，并且還在工作日報里不停的提醒我的領(lǐng)導(dǎo)：不要在此段時間安排工作，我必須要運(yùn)動，才能保證第二天的戰(zhàn)斗力。

2.

依賴腦力做決策，人的不穩(wěn)定性

vs

軟件工具的科學(xué)性

好，說了這么多，現(xiàn)在我們回到題主對軟件在工作中的需求上面去：分配任務(wù)，任務(wù)監(jiān)督，統(tǒng)計工時的協(xié)作類工具。

說起工作中的任務(wù)與協(xié)作，題主的訴求翻譯過來就是：事事落實(shí)到人（分配任務(wù)）、事事有追蹤（任務(wù)監(jiān)督）、任務(wù)有反饋（包括進(jìn)展、用時、遇到的問題等等）。這一個流程下來，要滿足的絕對不僅僅是表面的這幾個訴求。

分配的任務(wù)從哪來？從計劃中來——計劃可視化，可能如何實(shí)現(xiàn)？豐田的“看板”管理法；任務(wù)分配好了，到了時間，相關(guān)負(fù)責(zé)人忘了怎么辦？——計劃自動下發(fā)到日程，用G.T.D.的方法去完成工作；如何針對任務(wù)進(jìn)展進(jìn)行溝通？（比起監(jiān)督，我們更傾向于溝通這個動作）——工作日報，包含今天做了什么，進(jìn)展如何，遇到了什么困難，是否需要部門協(xié)作，嘗試的解決方法是什么，明天的計劃安排？還有，這一整天的工作，都有什么值得記錄和分享收獲？

這一套流程基本覆蓋整個工作流程，但我們前面說了，如果這個軟件的功能全部都是工作，花了錢也用不起來。要讓員工在軟件里規(guī)劃自己的生活，感受到平衡工作和生活的益處，才是對員工有價值的軟件；另外，軟件還要十分簡單高效：5分鐘學(xué)會，5分鐘做完日程管理，5分鐘寫完工作日志，簡單就是高效。

5分鐘做日程安排：工作時間，早9:00—晚5:00，生活時間，晚5:00—晚11:00，早5:00—7:00，每一個時間段都有各種性質(zhì)的安排。日程是工作中需要時間管理的部分，可用的時間管理理念：G.T.D.，番茄工作法，重要緊急四象限，思維導(dǎo)圖。這些理論被反復(fù)驗(yàn)證在時間管理中有效，有一大批追隨者，如果能用在工作中，對時間管理愛好者來說是手到擒來的事。

舉個例子，我一般這樣安排日程：

我的重要緊急四象限（可以自定義名稱）兩個與工作有關(guān)，兩個與生活有關(guān)，一個學(xué)習(xí)提升，一個生活瑣事；把所有工作的安排區(qū)分緊急和不緊急，分別填上，把生活上要看的書和逛超市要買的東西也寫上；然后切換到時間視圖（G.T.D列表式）拖拽劃分時間段，查看空白時間有沒有什么遺漏的事情補(bǔ)上，因?yàn)槟J(rèn)新建任務(wù)是重要不緊急象限的任務(wù)，就再回到象限視圖劃分象限。

這一流程看起來復(fù)雜，其實(shí)做起來從來不會超過5分鐘，因?yàn)楣ぷ魃系娜蝿?wù)前一天的工作日報里都思考過，再加上計劃自動下發(fā)；生活上的學(xué)習(xí)內(nèi)容一般都是一段時間內(nèi)的重復(fù)性任務(wù)，包含“吃維生素”這樣易忘瑣碎的小事。在工作的時候會用到的番茄工作法和思維導(dǎo)圖也都集成在應(yīng)用里，省去了到處找工具的時間，也能很好的記錄工時、保存成果。

5分鐘寫完工作日報：看到工作日報，第一反應(yīng)是那種雞肋一樣毫無用處的紙質(zhì)文稿。別著急，我們ceo曾經(jīng)就是一個對“工作日報”不滿的某國企員工，只不過他行動力一流，決定找?guī)讉€人做一款軟件來讓工作日報這件事變得【簡單】，變得【有用】。

看看我們的工作日報生產(chǎn)流程，就一句話：一鍵生成，補(bǔ)充心得。

工作日報不應(yīng)該是一個單方面溝通的管理工具，而是雙向溝通的協(xié)作工具，用來記錄做了什么、溝通困境、協(xié)作解決、計劃下一步的行動，才能發(fā)揮工作日報的真正價值。這些東西如果依賴開會一對一溝通，人的不穩(wěn)定性和花費(fèi)大量的時間，會導(dǎo)致投入產(chǎn)出比非常高。我們要建立穩(wěn)定的機(jī)制確保充分溝通，還要用一個最簡單的方法去完成這件事。

我們?yōu)榱税压ぷ魅請筮@件事變得簡單，在筆記里面預(yù)設(shè)了K.P.T.P模板，按順序是

keep：今日已完成，來自做完并劃掉的日程；problem：問題，需要手動補(bǔ)充，一般來自做日程時隨手記錄的難題；try：要嘗試的措施，來源同上。值得注意的是，這部分可能涉及團(tuán)隊(duì)協(xié)作，影響到同事的日程，例如：題圖需要設(shè)計部劉某支持，時間下午4點(diǎn)之前交給我，要求云云。我寫出來，在日報里艾特劉與其商議可行的時間，以免打擾其日程安排，商量好以后，劉就會告訴我：給我發(fā)一條任務(wù)。

任務(wù)到了時間會有提醒，避免忘記。

plan：明日計劃，大體想一下明天要做什么，這個任務(wù)重不重，一天的時間緊不緊張，是否需要提前做準(zhǔn)備。這樣一來心里有數(shù)，下班時間安心做自己的事。

至此，我們建立了非常完善的溝通和反饋機(jī)制來確保任務(wù)的進(jìn)展和方向的正確性，把寫日報和日程的動作都簡化到最低來讓其變得好用。

最近國內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)公司都在流行推行扁平化，我們的感受是，當(dāng)我們在工作中占據(jù)主動，自由靈活協(xié)作，無障礙溝通，使用科學(xué)的工作與穩(wěn)定的協(xié)作工具，能夠讓工作這件事變得可愛一點(diǎn)點(diǎn)。

我們就是為了這么一點(diǎn)點(diǎn)在努力。

關(guān)于日事清

日事清是一款時間管理與團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件。

如果您是個人，日事清能幫助您規(guī)劃日程、To do list，實(shí)現(xiàn)G.T.D.、實(shí)踐重要緊急四象限。

如果您是團(tuán)隊(duì)，日事清有工作日報、看板，能幫助團(tuán)隊(duì)做到事事落實(shí)到人、事事有追蹤、有考核結(jié)果的期限、后續(xù)結(jié)果有反饋。

你知道嗎？阻止團(tuán)隊(duì)多人協(xié)作甚至跨部門合作成功其實(shí)輕而易舉：一封等待緊急處理卻遲遲未回復(fù)的郵件，最新完整信息必須向每位成員一一索取都能讓協(xié)作鏈中的一個節(jié)點(diǎn)外滑脫落。反之解決這些問題也很容易——你需要在線團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具！

在線團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具是什么？一般是指多人通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)實(shí)時編輯文檔的平臺。通?？梢杂脕韺懽鳌⒂涗?、同步匯總信息等，實(shí)現(xiàn)多終端云辦公，減少線下繁雜流程，降低溝通成本，即時通過內(nèi)容編輯、留言評論來溝通。

我最早接觸在線多人協(xié)作平臺是在一個MOOC上，當(dāng)時有個作業(yè)要求小組頭腦風(fēng)暴寫出100個創(chuàng)新點(diǎn)子，當(dāng)時我參加的團(tuán)隊(duì)有英美、俄羅斯、日本、印度等全球各地的十位背景各異的同學(xué)，大家身處地區(qū)不同時區(qū)不同，作息時間不同，北京時間晚8點(diǎn)可能是美國夏令時間早5點(diǎn)，雖然同用英語交流無障礙，但按傳統(tǒng)形式共同完成一份作業(yè)需要協(xié)調(diào)時間和商量接力填寫順序后完成。

正當(dāng)大家苦惱的時候，成員中的一位大學(xué)講師提出了我們可以用Google Doc完成，只要能上網(wǎng)，完成不用顧慮其他因素。誠如所言，在線創(chuàng)建了表格后，熟悉的excel界面上手毫不費(fèi)力，大家紛紛填寫并編輯匯總，短短的2天內(nèi)就完成了這次作業(yè)。頓時令我眼前一亮，第一次意識到在線協(xié)作的魅力。

時過境遷，近兩年隨著云辦公在線協(xié)作概念大幅普及，從小微創(chuàng)業(yè)公司到互聯(lián)網(wǎng)大廠都陸續(xù)推出在線協(xié)作的工具與平臺。上面介紹的Google Doc當(dāng)然是此領(lǐng)域的先鋒之一，然而由于“眾所周知的理由”已無法自由使用。百花爭艷的國內(nèi)不缺優(yōu)秀的同類產(chǎn)品，在嘗試了N個國內(nèi)平臺后，在此推薦2個平臺供各位體驗(yàn)，期待大家能由此提升工作效率，輕松勝人一籌。

在開始扔干貨前，我們先來認(rèn)識下在線多人協(xié)作共通的套路，無論平臺大小如何，流程八九不離十如下：

很簡單吧？接下來就讓我們速速進(jìn)入正題吧：

推薦1：石墨——輕量簡潔自由

https://shimo.im/

適合場景：輕格式重文本信息，在線協(xié)作小白入門

石墨的界面與功能完全如它所名，黑白配色相當(dāng)素雅，基本功能足夠用，特別容易上手。

我最早使用之前我負(fù)責(zé)的工作任務(wù)需要每日完成微信文章編寫，需要幾位團(tuán)隊(duì)成員一起從不同渠道搜集素材、激發(fā)靈感、整理寫作思路。我就開始嘗試采用了這個平臺。最方便的就是左側(cè)顯示編輯者名字，右側(cè)顯示留言與討論，整體黑白風(fēng)格讓標(biāo)記彩色的內(nèi)容格外突出。石墨的新建文件分類為文檔或表格，新建文檔出現(xiàn)的界面就是標(biāo)題行和空白正文，自由度高，可以當(dāng)做word+excel的結(jié)合體自由布局。

推薦2：一起寫——熟悉的office味道

https://yiqixie/

同樣以微信文章素材收集為例，比起石墨極簡的界面，一起寫可以說就是office“親兒子”般的在線編輯平臺，你一進(jìn)去，熟悉的味道撲面而來。同樣以微信素材整理為案例，直接新建一個表格文檔就行，自由度雖沒有石墨高，但是“親兒子”能神還原word, excel和ppt，基本功能也一應(yīng)俱全，可以直接導(dǎo)出對應(yīng)格式以及pdf。

在編輯完后，只要分享文件鏈接或直接讓小伙伴來注冊賬號加入?yún)f(xié)作者即可。不小心把別人的內(nèi)容給覆蓋了？不要緊，兩個平臺都有查看修訂歷史功能，讓你一目了然有哪些變動。

雖然工具好用又提升效率，但要養(yǎng)成習(xí)慣非一日之寒。筆者曾經(jīng)在小團(tuán)隊(duì)內(nèi)推行在線協(xié)作平臺，然而等項(xiàng)目結(jié)束后，大家依舊還是恢復(fù)到往常的工作方式中。

究其原因，一方面線上比起線下的辦公軟件功能還是有所簡化的，另一方面，工具只能作為一時，長期固定下來的工作流程與制度并沒有本質(zhì)的改變，在線協(xié)作平臺也就只能作為錦上添花的工具，甚至對某些不喜歡學(xué)習(xí)新的操作軟件的伙伴來說是件吃力不討好的事情。要想徹底實(shí)現(xiàn)高效率云辦公還是任重道遠(yuǎn)的。