大家好，本期繼續(xù)為大家?guī)硭膫€專業(yè)級的神器，值得你去收藏哦！~~

Send Anywhere

一款專業(yè)的多平臺文件傳輸工具，支持所有平臺，無論在哪里傳東西都可以，主打大文件傳輸，用QQ傳輸速度很慢，在微信又限制文件大小，有了它你再也不用擔心這些問題了。

RoboForm

一款被人民稱為最好用的表單填充和密碼管理工具，使用了人工智能技術來達到這樣的準確度，并且經(jīng)過了我們完整的測試。只用記住RoboForm的登錄密碼，而RoboForm會記住你所有的密碼，就是這么簡單，無論是個人電腦(Windows/Mac)、手機或平板電腦，都可以用RoboForm密碼管家隨時隨地獲取儲存的密碼信息， 同時強大的同步技術支持能夠保證所有應用設備的信息得到及時更新，用過的人應該都知道它的好。

一粒云盤

一款基于云存儲的企業(yè)文件管理與存儲軟件，支持多個平臺，可以網(wǎng)頁端、電腦端、手機端實時資源數(shù)據(jù)共享，文件存放簡單輕巧，上傳速度極快，云盤中的數(shù)據(jù)在可用區(qū)內(nèi)以多個副本存儲，避免了數(shù)據(jù)單點的故障風險，防止誤刪文件找不回對工作造成的嚴重損失。

CAJViewer

一款專業(yè)的圖書閱讀器，CAJViewer是中國期刊網(wǎng)的專用全文格式閱讀器，與超星閱讀器類似，caj瀏覽器也是一個電子圖書閱讀器（caj閱讀器，CAJ全文瀏覽器），支持中國期刊網(wǎng)的CAJ、NH、KDH和PDF格式文件閱讀，支持Caj、Kdh、Nh、Teb、Pdf、Word、PowerPoint、Excel、Txt、Html、Wps等常用文件類型的閱讀和管理。

Axure RP

一款由美圖Axure Software Solution公司推出的原型設計工具，讓負責定義需求和規(guī)格、設計功能和界面的專家能夠快速創(chuàng)建應用軟件或Web網(wǎng)站的線框圖、流程圖、原型和規(guī)格說明文檔，作為專業(yè)的原型設計工具，它能快速、高效的創(chuàng)建原型，同時支持多人協(xié)作設計和版本控制管理，最適合企業(yè)使用。

好了，本期就分享到這里，大家如果有什么疑問可以在下方留言！~~

今天大雁給大家分享的小技能是：分列和合并

先給大家看張圖

提取長和寬

如果想把尺寸的長和寬分開，在面對數(shù)據(jù)量特別多的時候怎樣快速的操作。

bingo!那就是“數(shù)據(jù)分列”。

選中要分列的區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中的“分列”，然后采用分隔符號分列就可以了。

在這里需要特別說明的是，數(shù)據(jù)分列應用非常廣泛，只要你的單元格數(shù)據(jù)有共同的符號，分隔起來都可以選擇“其他”，然后用共同的符號來分列數(shù)據(jù)。

但是如果出現(xiàn)以下情況怎么辦呢？

提取姓和名

如果出現(xiàn)以下這種情況，想把姓和名分開，而又沒有符號可用來分列，那么就要采用“固定寬度”來分列了。

單擊第一個字和第二個字的中間處，然后選擇下一步即可完成分列。

大家千萬別小看分列這個小功能，活學活用起來就會有大用處哦~

那么我又碰到了一個小同事問我，這已經(jīng)分開了的姓和名，再怎樣組合起來呢？手動打字拼起來又實在是太累了，那大雁再給你分享一個技能哦~

請看上圖，在姓和名后面的單元格里輸入“=A2&B2”然后按enter鍵確認，就會如下顯示

下面的大批數(shù)據(jù)要怎樣同步實現(xiàn)這種操作呢？

把鼠標放在第一個已經(jīng)操作好的單元格的右下角，當鼠標的光標變成了十字架的時候，單擊往下拖就可以了。

所以說當你知道越來越多Excel 功能的時候你就會愛上這個軟件，各位一定要多學多用哦~

PS：題外話：昨天大雁從健身房回來，驚喜的發(fā)現(xiàn)，截至昨天已成功減掉了10斤的肉肉，我想，我即將要走上一條暴瘦的不歸路了，好喜歡下面這個菇?jīng)霭?，哈哈?/p>

我好喜歡這個瘦子

1、快捷鍵Crtl+E，自動填充

這是個神奇的快捷鍵，可以用它從表格中提取出生日，可以批量添加符號，還可以實現(xiàn)拆分/合并單元格。其實，這是快速填充功能，但是有個bug就是，只有office 2013以上版本才有這個功能。

所以如果你剛好很幸運是2013以上版本的話，只需點擊“文件”>“選項”，然后在“高級”欄勾選“自動快速填充”，點擊確定就可以了。

那么，使用的office2013以下版本的朋友怎么辦了，其實靠公式也可以實現(xiàn)上面這些功能的。比如，通過身份證，就可以用公式算出出生年月，還可以自動算出性別、年齡。

出生年月 =TEXT(MID(B2,7,8),"0-00-00")

性別 =IF(MOD(MID(B2,17,1),2),"男","女")

年齡=DATEDIF(D2,TODAY(),"y")

2、拆分單元格

除了前面講到的2013版本可以通過Crtl+E來實現(xiàn)外，其實數(shù)據(jù)自帶分列功能。選中列后，點擊“數(shù)據(jù)-分列”，然后彈出的頁面設置“分隔符號-其他”，手動輸入“，”點擊確定即可。

注：此方法適用于文字具有一定規(guī)律，比如都是用“，”隔開，比如錄入題目的選項時都是按照字母“A、B、C”隔開，或者如果文字都是四個字詞語，那么其實也可以用“固定寬度”隔開。大家可以自己動手試一試。另外，搭配“選擇性粘貼-轉(zhuǎn)置”功能，拆分行單元格也是可以的噠.

3、快捷鍵Crtl+t，隔行填充顏色

有時候表格行數(shù)太多，看起來容易串行。這時通過隔行填色就能很好區(qū)分。手動一個個點簡直覺得自己有些蠢，只用點中一個單元格，按住Crtl+t，插入表格就可以了。

4、表單大師——代替excel更方便的數(shù)據(jù)處理工具

前面提到的許多excel技巧，可能你看了也記不住，強烈安利你們表單大師，這款在線數(shù)據(jù)收集、管理分析工具，操作傻瓜，功能靈活。用它分分鐘免費搭建考勤管理系統(tǒng)、在線查詢系統(tǒng)，收到數(shù)據(jù)可以設置提醒，及時查看處理。一個小字段“僅登錄用戶可見”就可以完美解決流程審批問題。還可以通過表單之間的關聯(lián)、自動填寫內(nèi)容。登錄官網(wǎng)體驗下就知道它到底有多好用了！

轉(zhuǎn)載自百家號作者：易云軟件達人

四款私藏了很久的辦公軟件，用過以后你一定離不開！~~~

NO.1 OfficeTab

這是一款為Office增加多標簽功能的MicrosoftOffice的插件，包含ExcelTab、WordTab 和 PowerPointTab三個組件，分別對應支持 Excel、Word 和 PowerPoint 的多標簽模式運行。

NO.2 一起寫office

這是一款為企業(yè)管理而生的多人實時在線協(xié)作工具，提供多人實時在線編輯文檔、表格、演示文稿，擁有協(xié)同文檔、表格、演示、表單、云盤。可以快速實現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)文件的云端化，可以在上面創(chuàng)建文檔、寫表格、在線做PPT。方便快捷的完成協(xié)作辦公任務，實時分享工作進展，高效完結(jié)團隊任務。

NO.3 Power Map

這是一款非常強大的Excel數(shù)據(jù)可視化工具，它能夠幫助用戶將數(shù)據(jù)展現(xiàn)到3D地圖中，通過地理與時間的顯現(xiàn)，用戶能夠直觀的了解熱圖與可視化數(shù)據(jù)，為您實現(xiàn)可視化的數(shù)據(jù)分析與查看，可以很容易的將基于地址的信息轉(zhuǎn)變成非?？犰诺?D模式的地圖圖表，并且也可以基于時間維度來觀察數(shù)據(jù)隨時間而發(fā)生的變化。

NO.4 一粒云盤

這是一款支持私有云部署的企業(yè)云盤辦公協(xié)作工具，幫助企業(yè)實現(xiàn)文件的大容量存儲，便于團隊成員共享管理，提供多級用戶權(quán)限管理功能，集中存儲與管理組織內(nèi)的文檔，防止重要文檔散落在各個電腦中，確保企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)安全可控。

以上就是小編收藏很久的辦公軟件，用過以后基本就離不開的了。

如今辦公軟件越來越多，但人們使用最多的還是office、wps、ps等最為常見辦公軟件。其實還有很多不是很多人知道的軟件使用起來也是非常棒的，下面就和小編看看這些軟件。

1、百度圖說：一個傻瓜式圖表工具。即使你沒有代碼基礎，也能幾分鐘內(nèi)做出一份屌炸的動態(tài)可交互圖表，而且是H5格式！

2、YoMail： 是一個輕巧的郵箱客戶端、強大的All in box 整合所有收件箱，多賬號功能讓你在賬號間切換自如。還能完美收發(fā)Gmail，還有應用擴展插件。推薦指數(shù)：☆☆☆

3、蟲部落數(shù)據(jù)搜索：蟲部落數(shù)據(jù)搜索網(wǎng)站算是一個搜索引擎導航網(wǎng)站,可以說是一個指數(shù)工具合集網(wǎng)站了，不管你要查什么指數(shù)用它就行了。推薦指數(shù)：☆☆☆

4、UZER.ME：致力于全生命周期的文檔管理,無需安裝,即可在線編輯Office, CAD,PS等任意格式文檔,支持遠程協(xié)作,全文檢索,版本管理,權(quán)限管理,安全外發(fā)等，提高你的工作效率！推薦指數(shù)：☆☆☆

5、迅捷視頻轉(zhuǎn)換器：很多時候我們都需要將不同的視頻文件進行轉(zhuǎn)換，小編給大家推薦的這款視頻轉(zhuǎn)換器，可以支持轉(zhuǎn)換幾乎所有主流的多媒體文件格式，包括視頻 ，音頻 ，等多種格式的轉(zhuǎn)換。

今天小編的分享都到這里了，感覺好用的朋友們可以關注一下小編哦！小編每天會繼續(xù)在這里為大家分享一些工作的小技巧。

Excle,因其簡單易用被全世界用戶廣泛使用。你只需要通過對單元格進行拖拉拽、添加函數(shù)公式、復制粘貼錄入數(shù)據(jù)、添加圖表等方式很快就能對數(shù)據(jù)進行匯總整理、透視分析、篩選統(tǒng)計等快捷處理。我們從來都不否認甚至感謝EXCEL給個人辦公所帶來的便利。

然而，對于EXCEL用戶尤其是高級用戶或企業(yè)管理者來講，他們絕對不滿足于EXCEL這種簡單數(shù)據(jù)處理的應用。舉個例子：對于企業(yè)組織來講，他們的數(shù)據(jù)很多時候需要共享，需要協(xié)同作業(yè)等，不同的企業(yè)用戶即便使用同一樣式的表格，填寫時也難作到統(tǒng)一規(guī)范，匯總整理難度很大，共享還需要郵件、QQ等方式進行傳遞，協(xié)同作業(yè)時，沒有權(quán)限控制，隨時可能刪改了別人的數(shù)據(jù)，錯漏難免，想想都是個麻煩事兒；數(shù)據(jù)量大時，讀取存儲也慢，表間關聯(lián)一不小心就會出死循環(huán)，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致甚至數(shù)據(jù)丟失，等等，不一而足，這也是很多EXCEL用戶都會遇到的困擾。

EXCEL畢竟是一個單機軟件，對于企業(yè)數(shù)據(jù)共享、協(xié)同辦公、用戶權(quán)限控制、工作流等應用是難以實現(xiàn)的，即便極少部分用戶能通過VBA編程來實現(xiàn)部分高級應用，但也是有限的，也很難滿足企業(yè)的管理需要。

互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達的今天，企業(yè)對于信息化管理的要求越來越高。EXCEL作為一個單機軟件，其弊端已顯露無異，其在數(shù)據(jù)處理的快捷性、共享交互、數(shù)據(jù)安全、工作流等方面已無法滿足企業(yè)管理所需。

在上述背景下，云表應運而生。

云表的操作界面與EXCEL長得很像，操作上也和EXCEL一樣簡單方便，但功能卻是EXCEL不可同日而語的。云表用戶，既可以像使用EXCEL那樣制作表單、報表并進行相關數(shù)據(jù)分析處理，更可以實現(xiàn)你需要但EXCEL沒法實現(xiàn)的功能，甚至在不用編程不了解數(shù)據(jù)庫的情況下做一個你想要用的個性化的管理軟件。

云表，是一款獨立的數(shù)據(jù)庫管理軟件，通過云表自有瀏覽器完成所有數(shù)據(jù)操作，具有強大的業(yè)務配置和集成開發(fā)能力，當然在實現(xiàn)你想要的需求操作過程中你根本不用考慮編程和數(shù)據(jù)庫的問題，因為都是中文式操作，數(shù)據(jù)庫也已集成好了，你需要做的就是像使用EXCEL那樣拖拉拽和點擊鼠標就可以了。

云表通過填表公式，具備快捷而智能的數(shù)據(jù)錄入能力。比如常用的諸如商品信息、客戶信息等基礎信息，在需要重復使用時，可以通過填寫公式的操作，讓這些數(shù)據(jù)自動調(diào)用錄入，省卻了重復錄入的麻煩，并有高級校驗功能，讓數(shù)據(jù)錄入更高效且不會出錯。

云表可以使用業(yè)務公式來建立表間關系，實現(xiàn)表間數(shù)據(jù)的交互關聯(lián)，比如說，使用業(yè)務公式將入庫單或出庫單與庫存報表關聯(lián)起來后，用戶創(chuàng)建了一個入庫單，庫存報表的相關數(shù)據(jù)也會隨之增加，反之，新建出庫單時，庫存報表也會扣減相應的庫存數(shù)據(jù)，是不是非常方便呢？

用戶可以根據(jù)需要自定義表單樣式，設置表單的填寫規(guī)范并固定下來，其他用戶不可以更改這個規(guī)范，并可以通過設置組織架構(gòu)和用戶權(quán)限，讓企業(yè)同事一起參與進來協(xié)同工作，共享數(shù)據(jù)。舉個例子：銷售總監(jiān)設計了一個銷售月報表，并給每個銷售經(jīng)理填寫權(quán)限，給他們分配好登錄賬號和密碼，那么每個銷售經(jīng)理都可以登錄云表并按照表格固定樣式進行填寫錄入，填寫保存后，銷售總監(jiān)可以立馬看到所有銷售經(jīng)理填報的匯總數(shù)據(jù)、明細數(shù)據(jù)和相關銷售圖表分析……。如果說銷售總監(jiān)擔心銷售經(jīng)理忘記按時填報，還可以設置提醒功能，保證工作萬無一失。

當然，工作流也是必不可少的，用戶可以根據(jù)管理需要自主設置各種業(yè)務流程和審批流程。比如說：設置了采購業(yè)務流程，采購員填寫了采購申請單并保存后，采購經(jīng)理就能立馬查看到這個采購申請單并可以進行審核，審核通過還能自動生成一個正式的采購單去執(zhí)行采購任務…………

上面說到的這些諸如自定義表單規(guī)范、智能錄入、高級校驗、流程管理、工作流、用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)共享、協(xié)同辦公、定時預警、統(tǒng)計分析……其實對于云表來說都是最最基礎的應用，除此之外，它還可以導入導出EXCEL數(shù)據(jù)、添加附件、文檔管理、二維碼條形碼生成與管理、短信通知、郵件發(fā)送、設計導航圖、可以與企業(yè)網(wǎng)站、第三方軟件、微信公眾號甚至是機器設備進行對接……，功能實在太強大，excel相較之，只能是相形見拙了。

云表不但能在PC電腦上使用，還可以在平板、手機、PDA上使用。無論你身處何地，都可以使用移動設備進行查閱、填報、審批等協(xié)同辦公，其便利性無容置疑。

總而言之，云表除了可以像excel一樣進行普通數(shù)據(jù)處理，更像是一個神奇的魔方，完全可以設計像ERP這樣的真正的管理系統(tǒng)，當然，不管用云表做什么操作都像畫excel表格一樣簡單，普通excel用戶都能輕松應對，比如說你想做一個進銷存、ＷＭＳ倉庫管理軟件、ＯＡ、薪資核算系統(tǒng)、設備管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、物料需求管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、ＣＲＭ、ＢＯＭ管理、ＭＥＳ、辦公用品管理軟件、ＰＬＭ……那都不是事兒。

如果你會用excel,完全有必要嘗試用一下云表。相信，你用過云表后，就不想再用EXCEL了。

云表（也叫云表平臺）

通過畫表格開發(fā)管理軟件的純中文開發(fā)工具。

適應全行業(yè)各種場景應用，可以與主流信息系統(tǒng)無縫集成。

開發(fā)過程無需編程像搭建積木一樣簡便快捷、功能擴展同樣方便。

非常適合軟件開發(fā)者、軟件代理商和企業(yè)管理精英用來開發(fā)個性化管理系統(tǒng)。

圖好快

圖好快是一個可以讓圖片壓縮不失真的工具。

擁有單個圖片和批量圖片壓縮功能，

對各種格式的圖片壓縮都支持，包括.jpg、.jpeg、.png、.gif，幫助站長用戶壓縮圖片大小，提高網(wǎng)站打開速度和圖片質(zhì)量，并支持用戶調(diào)整壓縮比例，寬度，高度，對比度，飽和度以及rgb色彩，不需要任何安裝，在線就可以使用，最重要的是壓縮后能讓圖片不失真，非常不錯。

螞蟻下載器

螞蟻下載器是一款非常實用的下載軟件。

它可以讓你更快速的下載資料，全新的引擎讓下載獲取文件更加快速，支持HTTP，F(xiàn)TP 協(xié)議，同時還支持F4M，M3U8 等視頻多媒體格式，當然其它各種文件格式都是支持的，界面也十分簡潔，操作也比較簡單，值得我們?nèi)胧帧?/p>

一粒云盤

一粒云盤是一款基于云存儲的企業(yè)文件管理與存儲軟件。

一粒云盤可以幫助企業(yè)實現(xiàn)大文件的容量存儲，便于企業(yè)成員共享文件管理，支持多級用戶權(quán)限管理，集中存儲與管理團隊內(nèi)的文件，防止企業(yè)重要散落在每臺電腦中理，確保企業(yè)數(shù)據(jù)安全可控，完全私有化。

一起寫Office

一起寫Office是一款在線表格編輯與協(xié)同軟件。

適合企業(yè)使用，提供多人實時在線編輯文檔、表格、演示文稿，擁有協(xié)同文檔、表格、演示、表單、云盤，可以快速實現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)文件的云端化，可以在上面創(chuàng)建文檔、寫表格、在線做PPT，方便快捷的完成協(xié)作辦公任務，實時分享工作進展，高效完結(jié)團隊任務，使用它資料再也不用傳來傳去，方便的很。

每個EXCEL、WPS達人和管理者，雖然不一定會編程，卻都有一個編程夢，總希望把工作和管理進行批量化、智能化、協(xié)同處理，以提高效率，然而EXCEL功能是有限的，無論對EXCEL玩的多精通，軟件的功能也很難實現(xiàn)。今天就給普通的你，分享一個類EXCEL平臺的工具，可以像用EXCEL那樣去搭建你想要的軟件和APP。你也可以變成IT達人！

你想不想用excel做一個，功能強大又好用的管理軟件？

用EXCEL的方式，搭建真正的軟件系統(tǒng)，可行嗎？

我們說的真正的軟件，必須得具備智能錄入、數(shù)據(jù)校驗、工作流程、多用戶協(xié)同、數(shù)據(jù)共享、用戶權(quán)限控制，三方軟件對接、手機APP應用、拍照上傳、統(tǒng)計查詢、附件上傳、組織架構(gòu)管理……。等等，傳統(tǒng)代碼編程開發(fā)軟件具有的功能，它都得有。

那用EXCEL的方式可以做到么？肯定可以！但絕不是EXCEL和WPS，而是一款類EXCEL平臺，云表！

可以兼容EXCEL用法，比如自定義表單樣式，拖拉拽的操作方式、導入導出EXCEL……等等，也就是說你只要會用EXCEL或WPS就能用云表。

看一下上圖：能不能發(fā)現(xiàn)，云表設計器界面與EXCEL界面有哪些差別？而且云表設計界面和EXCEL長得還挺像的，不過他們可沒有血緣，頂多和WPS有點親戚關系，云表開發(fā)團隊源自金山系創(chuàng)業(yè)者，就是WPS團隊出來的。而且，云表完全獨立，不用安裝WPS或EXCEL就能使用。

會畫表格就能快速搭建管理軟件，請看有多方便！

只需要用EXCEL的操作方式，把軟件需要用的表單或界面樣式畫出來（只要你愿意，就能畫得很漂亮），比如采購單、銷售單、庫存表、報表等基本表格樣式，然后用中文公式（純中文，會認字就能看懂）把表間關聯(lián)配置好，設置好組織架構(gòu)和用戶并分配不同權(quán)限，還有設置好相應的業(yè)務流程和審批流程，再加上導航（也可以不要），那這個軟件就完成，如果需要和已有軟件比如財務軟件等對接，也是可以的。

一鍵自動生成APP，手機上隨時隨地使用！

上面把軟件功能搭建完成后，只需要在手機端安裝云表APP并簡單配置一下，另外在云表設計界面勾選適用手機APP，那這個功就可以在手機上使用了。是不是超級簡單，整個過程，完全不用編程。

云表做的手機APP

說的可能比較籠統(tǒng)，可以到官網(wǎng)安裝個軟件做一遍就明白了。

1、寫在前面的話

本人從事信息化工作多年，對Excel等電子表格的多人共享與協(xié)作接觸較早，幫助客戶實施的方案也較多，因此有些體會和認識。網(wǎng)上這方面的討論較多，但都不完整，正好看到百度號召大家寫文章，我就進一步做了專題調(diào)研，整理出來供大家參考，不足之處請批評指正。

Excel全球用戶量超過10億，中國超過3億，幾乎所有單位都在使用。毫不夸張地說，它是世界上最簡單、最流行的數(shù)據(jù)管理工具，非常適合各種中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在個人手中，數(shù)據(jù)互不相通。假如數(shù)據(jù)源自于多處，您需要逐個收集、整理；如有變更，您得再收集、再整理，非常繁瑣！因此，如何做到多人共享并操作同一份Excel，實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通與多人協(xié)作，就變得很有意義。不僅僅Excel，其它電子表格都有這種需求。

本文介紹幾款主流的共享協(xié)作方案，除了說明各方案的具體用法外，著重講述它們的原理機制、權(quán)限控制、適用范圍等，最后列表對比各自的優(yōu)缺點。適合Excel用戶、IT人員、管理人員閱讀。

2、本文所用示例

需要共享協(xié)作的場合很多，本文以某公司的售后報修為例進行說明，他們的工作分多個環(huán)節(jié)，需要多人填寫相關信息，包括：報修信息、派工信息、維修信息、收費信息、回訪信息等，如下表所示：

說明：該報修信息表需要多人填寫，其中客服負責接聽來電，填寫報修情況；主管負責派工，填寫派工情況；技師負責上門維修，填寫維修結(jié)果；客服還負責回訪，填寫回訪情況。他們各司其職、共同維護同一份數(shù)據(jù)，協(xié)同完成售后工作。

3、方案概述

為了實現(xiàn)共享與協(xié)作，本文介紹4種可選方案。由于各方案的篇幅較長、內(nèi)容較多，我擔心大家會看暈。因此，我先簡要介紹各方案的功能特點，大家有了總體認識后，再根據(jù)需要選讀，思路會更清晰些。

方案一：使用共享文件夾

將包含Excel文件的文件夾設置為網(wǎng)絡共享，即可實現(xiàn)多人共享與協(xié)作。本方案的優(yōu)點是簡便易行，而且是免費的；缺點是只能在局域網(wǎng)內(nèi)使用，適合小范圍、簡單的多人協(xié)作，另外穩(wěn)定性較差。

方案二：使用Excel Online

Excel Online是微軟公司的一種在線服務，它將Excel文件放在云端，用戶在線租賃使用，按年付費。優(yōu)點是共享范圍由局域網(wǎng)擴大到互聯(lián)網(wǎng)，能實現(xiàn)跨地域、跨設備的共享。缺點有2個，一是用戶權(quán)限控制不夠；二是無法本地部署，用戶文檔只能放在微軟云端，很多公司有顧慮。

方案三：使用WPS+云辦公

WPS是金山軟件公司的一款Office軟件，與微軟Office功能類似，但更小巧些。其中的WPS表格對應于Excel，WPS+云辦公對應于Office 365。其優(yōu)缺點與Excel Online類似，但使用方式略有不同。

方案四：使用華創(chuàng)網(wǎng)表

華創(chuàng)網(wǎng)表是華創(chuàng)軟件公司的一款在線表格軟件，與Excel Online類似，也能實現(xiàn)跨地域、跨設備的共享。主要區(qū)別有3點，一是具有更完善的用戶權(quán)限控制；二是可云端部署，也可本地部署；三是具有對外提醒通知功能。

題外話：Google的SpreadSheet也是一種在線電子表格軟件，但由于眾所周知的原因，Google網(wǎng)站在國內(nèi)很難訪問，幾乎無法使用，因此本文不作介紹。

好了，閑話少敘。接下來，我們詳解各方案的具體用法，并探討各自的原理機制、優(yōu)缺點等。

4、方案一：使用共享文件夾

本方案的特點是簡便易行，但只能在局域網(wǎng)內(nèi)使用，適合小范圍、簡單的多人協(xié)作，另外穩(wěn)定性較差。

4.1 如何實現(xiàn)Excel共享

將包含Excel文件的文件夾設置為網(wǎng)絡共享，即可實現(xiàn)Excel文件多人共享。例如，要將D盤下的文件夾“報修信息維護”共享出去，設置步驟如下：

說明：上圖將電腦“QH-20141216POVT”上的文件夾“報修信息維護”共享出去，并指定郭工、客服、吳興、主管這4個人可以訪問。設置網(wǎng)絡共享后，他們在自己的電腦上輸入共享鏈接\\QH-20141216POVT\報修信息維護即可訪問該文件夾，點擊其中的Excel文件即可打開它。

4.2 如何實現(xiàn)多人同時編輯

雖然大家都能打開文件，但同一時刻只能一個人編輯。某用戶打開Excel文件后，該文件就被他鎖住了，其他人只能看不能改。假如客服打開了“報修信息.xlsx”，你再打開時就會被警告，阻止同時修改。如下圖所示：

此時，你有2種打開方式：以只讀的方式打開，只能看不能改；或者，以通知的方式打開，則以只讀的方式先打開，待客服完成修改、關閉文件后，Excel再彈窗通知你可以修改。如下圖所示：

此時，點擊“讀-寫(W)”按鈕，就輪到你修改了。因此，簡單的文件夾共享只能多人查看，不能多人同時編輯，適用于單個人編輯其他人查看的場合。

4.2.1 設置多人同時編輯

鑒于不能同時編輯的缺點，微軟推出了Excel工作薄共享。它是Excel里提供的一項功能。以Excel2007為例，設置步驟為：打開共享文件夾中的Excel文件，依次點擊審閱→共享工作薄→允許多用戶同時編輯→確定，如下圖所示：

設置共享工作薄后，該文件打開后不會被鎖定，其他用戶可以繼續(xù)打開、編輯，還能顯示正在編輯的用戶名單，如下圖所示：

說明：上圖顯示，客服和主管正在編輯該Excel文件。

4.2.2 數(shù)據(jù)如何刷新

多人編輯時有個數(shù)據(jù)刷新的問題，即一個用戶輸入的數(shù)據(jù)如何顯示到其它用戶的界面上。其實，Excel是通過保存文件來傳遞新數(shù)據(jù)的，例如，客服錄入新報修后，其他用戶的界面上并不會立即顯示出來，需要她先Click保存、數(shù)據(jù)存入文件；其它用戶再保存時，Excel才會偵測文件中的新數(shù)據(jù)并顯示出來，如下圖所示：

說明：上圖是主管打開的Excel界面，他點擊保存按鈕時，Excel會偵測Excel文件中的新數(shù)據(jù)，并以紅色框線的方式顯示出來（第6行），據(jù)此，他就知道客服錄入新報修了。

通過Click保存按鈕來刷新，屬于手動刷新方式。Excel另外提供了一種自動刷新方式，設置步驟為：依次點擊審閱→共享工作薄→高級→設置自動更新間隔，如下圖所示：

說明：上圖設置自動更新間隔為5分鐘，Excel會每5分鐘刷新一次新數(shù)據(jù)。自動刷新的原理機制很簡單，它仍然是通過保存文件傳遞的，只不過是由Excel定期自動執(zhí)行保存動作，形成定期刷新的效果而已。

4.3 用戶權(quán)限控制

共享文件夾方案中，用戶的權(quán)限控制可以通過兩個層面來實現(xiàn)，一是設置用戶對文件本身的訪問權(quán)限；二是設置用戶的可編輯區(qū)域。

4.3.1 設置文件訪問權(quán)限

設置共享文件夾時，可以指定哪些用戶能夠訪問，以及每個用戶的具體權(quán)限。請看本文圖2，給郭工、客服、吳興、主管均授予了讀取/寫入權(quán)限，因此他們都可以編輯。另一種是查看權(quán)限，只能看不能改。

4.3.2 設置表格可編輯區(qū)域

利用Excel數(shù)據(jù)表保護功能，可進一步限定用戶的可編輯區(qū)域，使得他們只能編輯自己負責的區(qū)域，不能修改其它區(qū)域，這樣可避免越權(quán)修改。具體步驟是：先鎖定所有單元格，使得所有用戶對所有單元格都不能編輯；再為用戶設置可編輯區(qū)域；最后，啟用數(shù)據(jù)表保護即可。

（1）鎖定所有單元格

打開Excel文件，點擊左上角方格→右鍵→設置單元格格式→保護→打勾鎖定→確定，如下圖所示：

（2）為用戶設置可編輯區(qū)域

用戶的職責不同，需要編輯的區(qū)域也就不同。本文示例中，郭工和吳興都是維修技師，其職責范圍是填寫維修結(jié)果，也就是填寫第I列至L列，因此應授予他們修改這幾列的權(quán)限。步驟為：打開Excel文件，依次點擊審閱→允許用戶編輯區(qū)→新建區(qū)域→填寫區(qū)域的標題、范圍、密碼→設置用戶名單→確定，如下圖所示：

說明：上圖中，位置④中的引用單元格，用于指定可編輯的區(qū)域，這里為第I列至L列；位置⑤用于指定用戶名單，這里為郭工、吳興；位置④中的區(qū)域密碼，是可編輯區(qū)的保護密碼，如果其他人知道了此密碼，他也可以編輯該區(qū)域。因此，該區(qū)域的可編輯用戶實際上有2類人，一是這里指定的用戶，二是知道該編輯區(qū)的保護密碼的用戶。

維修技師的編輯區(qū)域設置完成后，結(jié)果如下圖所示：

同理，繼續(xù)為客服、主管分別設置可編輯區(qū)域，結(jié)果如下圖所示：

說明：上圖限定了各類人員的可編輯區(qū)域，分別是：維修技師可填寫第I列至L列；客服可填寫第A列至F列，以及第M列至N列；主管可填寫第G列至H列。

（3）啟用數(shù)據(jù)表保護

前兩步鎖定了單元格，設置了各用戶的可編輯區(qū)域，但這些設置只有啟用數(shù)據(jù)表保護才起作用，操作步驟為：依次點擊審閱→保護工作表→輸入保護密碼→確定，如下圖所示：

說明：上圖中，位置③要求輸入一個數(shù)據(jù)表保護的密碼，輸入后請牢記。以后如果想調(diào)整可編輯區(qū)，需要先撤銷數(shù)據(jù)表保護，撤銷時系統(tǒng)會要求提供此密碼。

經(jīng)過以上設置，各用戶的可填寫范圍就確定下來了，我們請客服試驗一下，效果如下圖所示：

說明：上圖是客服打開的Excel界面，她可以填寫位置①，因為A列是她的可編輯區(qū)域；她無法填寫位置②，因為G列不是她的可編輯區(qū)域，填寫時Excel會彈窗阻止，除非她又能提供該區(qū)域的保護密碼。

4.4 方案優(yōu)缺點分析

共享文件夾之方案，優(yōu)點是簡便易行、不產(chǎn)生費用，但缺點也很多，主要有以下幾點：

（1）只能在局域網(wǎng)內(nèi)使用?，F(xiàn)在網(wǎng)絡及智能手機日益普及，隨時隨地處理業(yè)務是新趨勢，這是缺點之一。

（2）用戶權(quán)限控制不夠

首先說查看權(quán)：無法進一步限定可查看的數(shù)據(jù)范圍，所有數(shù)據(jù)都能看到。例如，本文中的維修技師，如果能限定只能查看指派給自己的維修信息，不能查看其他人的，就更理想了，但本方案做不到。

其次說修改權(quán)：要限定用戶的可編輯區(qū)域，指定共享文件夾的用戶必須是域用戶，換言之，您所在的局域網(wǎng)必須建立Windows域環(huán)境才行，很多中小企業(yè)沒有專門IT人員，建Windows域其實挺難的。

最后說刪除權(quán)：幾乎沒有控制，任何用戶都可以撤銷共享，甚至可以直接刪除Excel文件，一個不慎操作就能讓所有人的勞動成果瞬間消失！ 這是最要命的。

（3）穩(wěn)定性差

根據(jù)我的經(jīng)驗，超過5個用戶同時編輯，就會經(jīng)常出錯，提示被鎖定，或者無法保存、保存很慢等問題，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。這些都是因為文件鎖定機制、并發(fā)性差造成的。

5、方案二：使用Excel Online

2011年微軟推出在線服務軟件Office 365，它將Excel文件放在微軟云端，用戶無需下載安裝Office，在瀏覽器中就能使用Excel，官方稱之為Excel Online。它將共享范圍由局域網(wǎng)擴大到互聯(lián)網(wǎng)，能讓用戶隨時隨地訪問，支持電腦也支持手機。該服務是一項收費服務，按用戶數(shù)計費，其中企業(yè)E5版約2千多/用戶/年。

5.1 申請試用賬號

Office 365可免費試用，期限1個月，在微軟官網(wǎng)上注冊申請即可，步驟如下：

（1）進入微軟Office首頁，網(wǎng)址：https://office，點擊頁面上的“獲取Office”按鈕。

（2）進入版本介紹頁面，選擇適合您的版本。Office365分家庭版、企業(yè)版2大類，企業(yè)版再分為小企業(yè)版、大企業(yè)版2小類，大企業(yè)版再分為企業(yè)E1版、專業(yè)增強版、E3版、E5版等，這里我們選擇功能最全的E5版，點擊對應的“免費試用”按鈕。

（3）進入賬戶申請頁面，按要求逐步填寫姓名、Email、公司域名、個人ID、登錄密碼等信息，填好后提交。（4）如順利提交，頁面會提示您申請成功，并告知您登錄網(wǎng)址及登錄ID。

5.2 登錄Office365

獲得試用賬號后，就能以管理員的身份登錄使用了，登錄網(wǎng)址：https://portal.office，如下圖所示：

說明：填寫登錄ID及密碼，點擊“登錄”按鈕，即可進入Office365主頁面，如下圖所示：

5.3 開設用戶賬號

Office365是一個多用戶使用環(huán)境，各人可以有自己的賬號登錄。設置步驟為：在Office365主頁面，Click首頁右下角的“管理”圖標，進入Admin Center頁面；再Click“用戶”圖標，進入用戶賬號管理頁面；再Click“添加用戶”圖標，即可添加用戶賬號。本文示例中，我們開了4個賬號，如下圖所示：

說明：開設登錄賬號后，將Office365的登錄網(wǎng)址、用戶名、密碼發(fā)給他們，他們就可以登錄使用了。Office365不僅支持電腦，也支持在手機上登錄使用，因此能跨設備使用。

5.4 上傳Excel文件

Office365是一種在線服務，程序和文件都存放在微軟云端，也就是存放在微軟的Onedrive中。在那里可以新建Excel文件，也可以上傳現(xiàn)有Excel文件，我們以上傳現(xiàn)有為例，步驟為：回到Office365主頁面，Click右上角的“Onedrive”圖標，進入Onedrive頁面；再Click“上傳”圖標?...

Excel用戶都很清楚，excel用起來確實比較方便，但是互聯(lián)網(wǎng)辦公時代，卻有很多弊端，比如說數(shù)據(jù)共享協(xié)作，用戶權(quán)限控制等是個很大的麻煩，一般人在這個問題上都玩不轉(zhuǎn)。舉個例子：銷售部經(jīng)理，每天或每周讓銷售人員填報一個銷售報表，于是就做了一個表分發(fā)給各個銷售員，然后銷售員各自填好了，發(fā)給銷售經(jīng)理或其助理，然后他們就復制粘貼匯總了，如果說銷售隊伍小人員少，那這個工作還好做，但如果銷售人員很多，表格數(shù)量大，表格復雜，再加上有那么些個人不太聽指揮，總想著去修改表格的格式，那完蛋了，這個活真是干不下去了，一不小心，數(shù)據(jù)就會錯亂了漏了……，咱們負責報表處理的excel或WPS的“表哥”“表妹”們那真是叫一個苦不堪言啊。

看了網(wǎng)絡上有很多這樣的需求，也有很多人出招，多半解決方案都是要用到VBA編程，這可不是一般人能玩的，而且即使會編程，做出來的東西也難以令人滿意。怎樣才能更好的解決EXCEL數(shù)據(jù)共享的問題呢？小編認為，EXCEL主要是為個人單機應用比較好，互聯(lián)網(wǎng)協(xié)同辦公那就不那么靈，所以，我建議另外其他的軟件來做這個工作。今天推薦云表軟件，長得和EXCEL很像，操作也有幾分類似，還有永久免費版使用。接下來我來看云表是如何解決數(shù)據(jù)共享問題的。

第一步，先到云表官網(wǎng)注冊下載個免費版使用。給個鏈接免得迷路：https://iyunbiao/。如果想得到協(xié)助，你可以搜他們的客服群，也有專業(yè)客服在線指導。

第二步：畫表單模板，這個和excel畫表格很像似。當然，云表除了可以自定義表單樣式（模板），還可以設置填寫規(guī)范，這個讓填寫的人員不能隨便改動，必須按要求填寫，另外，還有校驗功能，沒按要求填的，會提示錯誤。

上圖為證：

在模板屬性還可以設置生成APP，這樣用戶沒有帶電腦的時候也可以用手機完成數(shù)據(jù)的填報、查看和審批工作。關于表單設計，還可以設置智能自動錄入，自動編號，自動計算等……功能很多很實用也很簡單，安裝好軟件，照著操作說明，很快就能設置好，就不一一詳解。

第三步：如果表單數(shù)據(jù)需要匯總統(tǒng)計，那就另外畫一個報表模板，這個要用到業(yè)務公式，放心，這個業(yè)務公式是純中文的，不用編程，也難不到你。所有的操作都是中文的，都能看得懂。具體操作細節(jié)，根據(jù)你要實現(xiàn)的功能和需求會有不同，這個要用軟件實踐一下，看看教程，就能實現(xiàn)，當然也可以找官方客服教你。

第四步，報表統(tǒng)計查詢分析?？梢愿鶕?jù)需求設計不同的報表，數(shù)據(jù)透視，圖表分析都是可以的。

第五步，設計組織架構(gòu)和人員權(quán)限。把公司組構(gòu)和不同角色人員的權(quán)限明確了。

第六步，設計流程。如果你的數(shù)據(jù)填報中要審批審核等流程，可以自定義，像畫流程圖一樣，也很簡單。

做完這幾步，數(shù)據(jù)按權(quán)限錄入填報查看審批，都做完了，完成后，把每個人員的賬號分配一下，下次再填報表時，他們登錄各自的賬號填報就好了，領導只需要查看最終報表。數(shù)據(jù)管理方便，，也不會出錯，效率還高，領導滿意，自己輕松。實際做好的軟件可以很精致漂亮的，上個圖。咱們雖然沒學過編程，但是做出的軟件絕對不比程序員差，效率還比他們高，企業(yè)CIO都得拍手稱贊！

當然，做報表管理只是云表最基礎的功能，你完全可以用云表做各種管理軟件，比如進銷存、OA、ERP、WMS倉庫管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、會員管理系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)等各行業(yè)的各種場景下的管理系統(tǒng)，只要你有需要，就可以通過云表來搭建，PC端和手機APP一起生成。另外，如果需要與其他軟件或者智能設備對接，也完全沒有問題。

即使不是懂編程，不懂數(shù)據(jù)庫，不是程序員，只要你有excel或者WPS的使用基礎，只要了解自己的管理需求，相信你都能設計得出來屬于自己的個性化軟件。